График документооборота для учетной политики — образец

5.4. График документооборота

График документооборота для учетной политики — образец

Создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, пере­дача в архив называются документооборотом.

Движение пер­вичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подраз­делении организации, а также всеми исполнителями с указани­ем их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерс­ком учете, утвержденному Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

Разрабатывает график документооборота, как и учетную по­литику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель орга­низации.

Работники организации создают и представляют главному бухгалтеру применяемые на их участках первичные нетиповые документы. Эти первичные документы также должны быть ут­верждены в приложении к учетной политике. .

График должен устанавливать рациональный документообо­рот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа определять минимальный срок его нахождения в подразде­лении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению долж­ностных обязанностей между работниками, укреплению конт­рольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечива­ют своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском уче­те и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика докумен­тооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Це­лесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относя­щиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

составление документа в момент совершения хозяйствен­ной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

проверка принятых документов бухгалтером по форме (про­веряются полнота и правильность оформления, заполнение обя­зательных реквизитов), по содержанию (законность документи­рованных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

обработка документа в бухгалтерии, которая осуществля­ется в три этапа:

таксировка (расценка) — предусматривает перевод нату­ральных и трудовых измерителей в обобщающий денеж­ный измеритель. Например, передан табель рабочего вре­мени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

группировка — подбор документов, однородных по эко­номическому содержанию (приход и расход товарно-ма­териальных ценностей);

контировка — указание в первичном документе коррес­понденции счетов по конкретной хозяйственной опера­ции, вытекающей из содержания документа;

5)         сдача документов в архив на хранение после составления
по ним учетных регистров.

Создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, пере­дача в архив называются документооборотом.

Движение пер­вичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подраз­делении организации, а также всеми исполнителями с указани­ем их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерс­ком учете, утвержденному Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

Разрабатывает график документооборота, как и учетную по­литику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель орга­низации.

Работники организации создают и представляют главному бухгалтеру применяемые на их участках первичные нетиповые документы. Эти первичные документы также должны быть ут­верждены в приложении к учетной политике. .

График должен устанавливать рациональный документообо­рот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа определять минимальный срок его нахождения в подразде­лении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению долж­ностных обязанностей между работниками, укреплению конт­рольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечива­ют своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском уче­те и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика докумен­тооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Це­лесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относя­щиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

составление документа в момент совершения хозяйствен­ной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

проверка принятых документов бухгалтером по форме (про­веряются полнота и правильность оформления, заполнение обя­зательных реквизитов), по содержанию (законность документи­рованных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

обработка документа в бухгалтерии, которая осуществля­ется в три этапа:

таксировка (расценка) — предусматривает перевод нату­ральных и трудовых измерителей в обобщающий денеж­ный измеритель. Например, передан табель рабочего вре­мени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

группировка — подбор документов, однородных по эко­номическому содержанию (приход и расход товарно-ма­териальных ценностей);

контировка — указание в первичном документе коррес­понденции счетов по конкретной хозяйственной опера­ции, вытекающей из содержания документа;

5)         сдача документов в архив на хранение после составления
по ним учетных регистров.

Источник: //www.srinest.com/book_1442_chapter_15_5.4._Grafik_dokumentooborota.html

График документооборота на производственном предприятии образец

График документооборота для учетной политики — образец

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

Что подразумевает возможность свершения различного рода действий правового характера. На основании составленных документов руководство предприятия имеет право: Именно поэтому следует уделять максимальное внимание правильной организации хранения документации, её формирования, иным немаловажным факторам.

Так как в противном случае велика вероятность проблем со всеми контролирующими государственными учреждениями – ФНС, трудовой инспекцией, негосударственными фондами. Соответствующим образом организованный документооборот даст возможность избежать проблем с законом, не стоит недооценивать его роль.

Правовая база Сегодня большая часть документации переведена в электронный вид.

Бухгалтерские и юридические услуги

Важно График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.

Существуют следующие виды графиков документооборота: Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т.
п. Внимание Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово — экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Бланкер.ру

Каждое назначенное или ответственное лицо, задействованное в процессе движения документов, получает на руки выписку о своих обязанностях и ответственности в случае невыполнения требований положения. Все маршруты следования каждого документа подлежат контролю.

Использование разработанного графика документооборота в бухучете становится причиной повышения эффективности учетной работы организации.

При проведении анализа схем движения документов выявляют несоответствия отдельных участков, и в последующем планировании предпринимают меры для корректной работы: сокращают сроки, упрощают процесс обработки, устраняют возвраты, повторную обработку бумаг и т.п.

Подразделение или лицо, нарушившее сроки обработки или подачи документа на любом из этапов, провоцирует цепную реакцию отставания остальных инстанций, ослабление контроля, сдвиги по срокам выполнения операций и пр.

Начальный этап составления В составлении графика документооборота обязательно участвуют следующие лица:

  • главный бухгалтер;
  • руководитель предприятия.

Главный бухгалтер непосредственно занимается формированием документа рассматриваемого типа. Либо его составление должно происходить под его пристальным надзором.

Так как он несет непосредственную ответственность за его правильность, а также содержимое. После завершения этапа составления документ должен быть обязательно подписан руководителем предприятия (директором, замещающим его лицом). Также в составлении такого графика могут принимать участие какие-либо иные лица. Так как данный документ может формироваться для различных подразделений. Так, за основу подобного графика всегда берется процедура создания, обработки, а также проверки всех документов, которые курсируют в подразделении.

На каждом предприятии, вне зависимости от его величины, в обязательном порядке формируется специальный график – документооборота. Он должен содержать максимально подробную информацию о местоположении документа, различных его важных параметрах – с момента его создания до сдачи в архив.

Унифицированного формата подобного графика в законодательстве не существует. Тем не менее, он необходим для любого юридического лица.

Именно поэтому руководителю предприятия или же иному сотруднику, занимающемуся составлением подобного графика, стоит обязательно заранее рассмотреть некоторые основополагающие вопросы:

  • начальный этап составления;
  • что в результате;
  • заполненный пример.

Предварительное ознакомление со всеми перечисленными выше моментами позволяет избежать допущения типичных ошибок при формировании подобного документа.

  • списка ответственных и назначенных лиц, которые допускаются к составлению и обработке определенных видов документов, а также промежуточному контролю правильности и своевременности оформления и подачи данных в бухгалтерскую службу;
  • схемы взаимодействия подразделений и отделов предприятия;
  • графика движения внутреннего документооборота бухгалтерии, в котором устанавливаются сроки начисления налогов и составления отчетных документов;
  • порядка следования каждой формы документа от исполнителя к исполнителю или определенному отделу, где установлен срок подачи учетной информации конечному потребителю;
  • типовых методик и технологий обработки документов.

Должностные инструкции сотрудников содержат пункты относительно создания и подачи первичных документов оправдательного характера, в соответствии с установленным графиком документального оборота.

Таким образом, правильная организация производственного документооборота и его эффективность влияют на всю систему бухгалтерского учета предприятия.

График документооборота — это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех подразделений предприятия от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).


График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Онлайн журнал для бухгалтера

Важно помнить о некоторых существенных моментах: При обнаружении каких-либо ошибок Осуществляется возвращение отправителю В случае наличия повреждений упаковки следует выполнить максимально тщательную проверку Наличия всех документов, бумаг (после вскрытия упаковка должна быть обязательно уничтожена) Нередко почтой высылаются различного рода официальные документы (договора, соглашения) требующие подписания. Но обязательным предварительным этапом, предшествующим данному действию, является анализ юридической составляющей, а также правильности составления.

Именно это называется «предварительным рассмотрением». Также на предприятия по различным причинам могут приходить судебные решения, исполнительные листы.

Такие документы обладают важным свойством, утвержденным на законодательном уровне – обязательностью исполнения.

График документооборота — это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет.

Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности. Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику. Она отличается в зависимости от системы налогообложения, сферы деятельности компании и многих других факторов.

Правила составления документов отличаются в зависимости от различного рода нюансов. Входящие документы – получаемые почтой (электронной и обычной) и регистрируемые в специальных каталогах.

Они должны обязательно приниматься в специальное «депо» для различных важных официальных бумаг. Принимаются входящие документы от различных контрагентов, предприятий и государственных учреждений. Исходящие документы – формируемые и передаваемые другим предприятиям.

«Первичная обработка документов» — это прием входящих бумаг и последующая проверка их на правильность составления, целостность упаковки и соблюдение иных моментов.

Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании. График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам. Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику.

Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике.

Источник: //lic-r.ru/grafik-dokumentooborota-na-proizvodstvennom-predpriyatii-obrazets/

График документооборота для учетной политики — образец

График документооборота для учетной политики — образец

График документооборота для учетной политики — образец такого документа помогает в разработке собственной схемы работы с документами. Какие нюансы необходимо учесть в процессе его составления, узнайте из нашего материала.

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Итоги

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

График документооборота помогает:

  • упорядочить процесс работы с документами;
  • рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
  • сократить задержки времени при обработке документации;
  • избежать рабочих конфликтов;
  • осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
  • своевременно формировать отчетность.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

  • масштабов деятельности фирмы;
  • структуры предприятия;
  • особенностей построения системы управления;
  • видов применяемой первички;
  • иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

  • составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
  • для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2021 — 2021 годах».

  • сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

  • сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
  • конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
  • разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
  • конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

  • утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
  • ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
  • оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
  • налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
  • проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
  • налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Ознакомиться с образцом графика документооборота и скачать его вы можете на нашем сайте — см. материал «Приложения к учетной политике — образец».

Итоги

График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

Дарим подарки ко Дню бухгалтера!

Подробнее

Источник: //nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/grafik_dokumentooborota_dlya_uchetnoj_politiki_obrazec/

Требования к учётной политике документооборота

График документооборота для учетной политики — образец

Эффективный оборот документов способен повысить качество работы практически любой организации. Правильная организация документооборота влияет на всю деятельность компании. От неё зависит успех всех управленческой деятельности.

В 2021-ом году при проверках организаций налоговыми органами усиленное внимание уделяется проверке корректности документов. Это связано с тем, что эти данные являются основополагающим фактором при формировании вывода о качестве работы предприятия.

Ведение носителей первичной информации учёта – это ответственная процедура. Стоит отметить, что первичными документами для налогообложения являются не только разнообразные счета, кассовые ордера и т.д., но и договоры, контракты, акты и т.д.

В нашем государства используется система, которая определяет назначения и вид каждого документа, а также их унификацию. Необходимо точно следовать общепринятым нормам составления форм и их заполнения. Также нужно соблюдать все требования и условия, в противном случае документы просто не будут обладать юридической силой.

Зачем это необходимо

График, на основе которого определяется учётная политика документооборота, очень важен. Для того чтобы понять это, нужно обратиться к положениям о документах времён Советского Союза.

Оно было принято в 1983-ем году и действует по сей день.

До тех пор, пока законодательством нашего государства не будет принят общероссийский стандарт бухгалтерии, советские правила буду являться основными.

Термин документооборот включает в себя следующие манипуляции с «первичкой»:

  • создание;
  • получение;
  • принятие и последующая обработка;
  • отправку в архив.

Все вышеописанные действия лежат на «плечах» главного бухгалтера. Именно он отвечает за корректность действий. Однако право принятия изменённых положений обладают только лишь владелец организации и уполномоченное управленческое лицо.

Важно: график может быть утверждён как приложение к общей учётной политике или же в виде отдельного акта, который содержит определённые отсылки на политику.

Первоначально, правильная учётная политика документооборота необходима отделам компании, специализирующимся на финансовой деятельности (отдел кадров, бухгалтерия, отдел снабжения, отчётные лица, отдел работы с сотрудниками и т.д.).

Уполномоченные лица обязаны заниматься созданием, отправкой и передачей документов согласно утверждённому графику. Для его соблюдения каждого сотрудника с обязанностями данного рода необходимо снабдить личной копией этого графика.

Она должна содержать следующие данные:

  • список документов его компетенции;
  • сроки их сдачи;
  • отделы организации, куда будут отправляться данные.

В свою очередь лицо, создавшее график, стоит в ответе за:

  • точное соблюдение составленного графика;
  • быстрое, а главное корректное формирования документов;
  • передача данных в отдел бухгалтерии согласно установленным срокам;
  • корректность всей информации, указанной в графике.

В большинстве случаев, задача мониторинга выполнения утверждённого графика лежит на главном бухгалтере. Однако могут быть исключения, бюджет, документооборот и т.д. может также контролироваться другим лицом.

Образец графика документооборота для учетной политики

Правила и первичные документы

Стандарты документооборота предусматривают создание графика со сроками получения, оформления и т.д., помимо этого определяется список лиц уполномоченных подписывать документ.

Также обязательно нужно учитывать, что требования главного бухгалтера необходимо соблюдать всем сотрудником кампании без исключения, включая структурные подразделение, которые обладают полномочиями в сфере финансов.

Главный бухгалтер не имеет права принимать документы, исполнения которых противоречит законами государства и нарушает какой-либо договор или устав. Ведение бухгалтерских отчётов осуществляется в формах для документов первого класса 03 и 05.

Любые операции, бланки для которых не существуют, согласно федеральному законодательству, проводятся с помощью собственноручно разработанных форм. При этом все основные реквизиты, присущие стандартным первичным документам, сохраняются.

Помимо этого, стандарты первичных документов включают:

  • номенклатуру документов, включая формы строгой отчётности;
  • для определённых документов создавать особые условия хранения с доступом только для уполномоченных лиц;
  • период формирования регистров учёта;
  • список сотрудников организации, обладающих правом получения различных доверенностей, с указанием их срока действия (не может превышать отметку в три года);
  • перевод данных, написанных на иностранных языках.

Положение, опубликованное в Федеральном законе под номером 402, обязательными реквизитами для любого первичного документа бухгалтерской отчётности являются:

  • название документа;
  • дата его составления;
  • наименование организации, которая разработала документ;
  • наличие фактов хозяйственной деятельности;
  • величина их измерения;
  • название должности лица, составившего первичный документ;
  • подпись этого лица, с расшифровкой фамилии и инициалов.

Важные этапы утверждения

Выбор конкретного вида учётной политики и его утверждение должен производиться согласно определённым требованиям (рациональность, полнота, осмотрительность, приоритет содержащихся данных, непротиворечивость и т.д.).

Основные этапы выглядят обработки документов и их утверждения выглядят следующим образом:

  • процесс составления и оформления;
  • перемещения документов по отделам организации;
  • их приём, обработка и дальнейшая передача в архив бухгалтерией.

Образец графика документооборота для учетной политики

Учётная политика организации может подвергнуться изменениям в следующих случаях:

  • законодательством были проведены изменения нормативных актов по бухгалтерским учётам;
  • организация создала или модернизировала способы ведения отчётности;
  • деятельность компании существенно поменялась.

Важно знать

Грамотно созданный процесс документооборота должен не только показывать бюджет и ведения деятельности проверяющим организациям, но и обеспечивать возможность простого поиска конкретного документа.

Первоначально, необходимо ознакомится с основным базовыми понятиями:

ДокументооборотЭто процесс создания основной документации и её хранения.
Выходящие данныеВсе входящие данные, которые регистрируются в специально этого созданных каталогах (он может принимать как бумажный, так и электронный вид).
Исходящие данныеАналогично предыдущему пункту, за исключением того, что обрабатываются не полученные, а отправленные данные.
Первоначальная обработкаДанный процесс подразумевает получение документов их проверку на правильность составления и т.д.
ИсполнениеВыполнение действия, указанного в полученном документе.
ТаксировкаПроцесс вычисления общей стоимости конкретной хозяйственной операции.
КотировкаУказание данных в документах о первичном характере полученных отчётов.

Общие нюансы

Учётная политика документооборота создаётся на основании утверждённого приказа Министерства Финансов от 9 декабря 1998-го года. ПБУ регламентируют основы политики организации, которая создаётся главным бухгалтером предприятия.

Она включает в себя следующие утверждённые данные:

  • план счетов бухучёта;
  • используемые формы для создания первичных документов;
  • даты проведения инвентаризации всех имеющихся активов;
  • способы их оценки;
  • требования и условия документооборота;
  • регламент контроля хозяйственных операций.

Что входит в общую политику документооборота

Весь бухгалтерский учёт формируется исходя из его политики. Выполнение заданий, поставленных перед ним, напрямую касается процесса реализации документооборота. Учётная политика, принятая учреждением, обязательно утверждается каким-либо способом. Это может быть приказ или же распоряжение от уполномоченного лица.

Политика документооборота включает в себя:

  • самостоятельная установка организационной формы работы бухгалтерского отдела, исходящая их типа деятельности компании, условий и требования хозяйствования;
  • определение в заранее утверждённом порядке форм и методов организации учёта, документооборота и т.д.;
  • разработка систем внутреннего производственного учёта и отчётности;
  • формирование учётной политики по иным вопросам согласно установленному порядку.

При этом она утверждает:

  • способ проведения процесса инвентаризации, его метод и порядок;
  • требования и условия для проведения документооборота и обработки данных;
  • осуществление контроля над всеми хозяйственными операциями и т.д.

Новый электронный формат

В соответствии с принятыми поправками, которые были внесены 4-го марта 2021-го года, с 1-го июля семнадцатого года появится возможность использования нового формата документов в электронном формате.

С указанной даты будут использоваться два новых формата счета фактуры:

  • с дополнительной информацией, с наличием функции счета-фактуры, которая используется при расчётах суммы НДС, а также актов об отгрузке различных товаров, передача прав на владение чем-либо и т.д.;
  • с дополнительной информацией, с наличием функции о выполнении каких-либо работ, передачи прав на владение чем-либо и т.д., результатом выполнения которых будет являться изменение финансового положения обоих сторон.

С первого июля 2021-го года компании смогут не только использовать в ведении дел друг с другом электронные версии форм, но и отправлять их в налоговые органы для проверки. Вышеописанные формы заменят собой универсальные документы, предназначенные для экспортных целей. Образец этих документов уже можно найти во Всемирной паутине и ознакомится с ним.

Согласно четвёртому подпункту первого пункта 165-ой статьи Налогового Кодекса Российской Федерации, налогоплательщик обязан предоставлять копии документов, которые подтверждают экспорт чего-либо за пределы территории нашего государства.

Статья 165. Порядок подтверждения права на получение возмещения при налогообложении по налоговой ставке 0 процентов

Составление и внедрение расписания

Для того чтобы составить график документооборота необходимо провести предварительную подготовку.

Она включает в себя выполнение следующих манипуляций:

  • составление полного списка документов, которые будут подвергнуты обработке;
  • определение количества оригинальных экземпляров для каждого документа;
  • формирование таблицы соответствия типа документы с должностями сотрудников организации, обладающими правом их подписания;
  • сопоставление конкретного вила документа с ответственными за него сотрудниками;
  • точное указание сроков сдачи документов;
  • разработка методов контроля над исполнением графика документооборота;
  • выполнение каких-либо других нюансов графика.

Введение графика в учётную политику организации, при этом обязательно нужно выполнит несколько этапов:

  • утвердить график;
  • ознакомится с его причастными исполнителями;
  • оформить визуальные стенды в каждом отделе организации, для размещения копий графика;
  • наладить грамотное взаимодействие исполнителей графика между собой;
  • провести отладку софта, необходимого для автоматизации процесса обмена данными между сотрудниками предприятия;

Примерный график

График должен отражать фактический документооборот и включать в себя перечень процедур по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов.

Каждый его элемент должен быть грамотно составлен, тогда он поспособствует:

  • улучшению ответственности исполнителей;
  • выявлению и исключению ненужных документов;
  • общей рационализации деятельности.

График должен являться:

  • организационным регламентов;
  • средством обслуживания;
  • средством улучшения качества проводимой деятельности.

Исправление ошибок

Абсолютно все документы бухгалтерии должны быть составлены грамотно без каких-либо ошибок. Однако они заполняются людьми, которым свойственно допускать неточности. Чаще всего ошибки являются локальными, например, неправильно указанная дата или ошибка в написании названия чего-либо.

Также можно выделить транзитные ошибки. Так называют тот недочёт, который в автоматическом режиме прошёл через несколько регистров. Например, неверно указанная сумма финансовой операции и т.д.

Исправить допущенную ошибку можно несколькими способами: корректурный, «красное сторно», дополнительная запись. Первым способ заключается в зачёркивании неверной информации тонкой чертой, второй – используется для корректировки ошибок в числах (поверх неверной информации красным цветом пишется верное число).

Дополнительная запись располагается возле ошибки при условии наличия свободного пространства.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: //buhuchetpro.ru/uchjotnaja-politika-dokumentooborota/

График документооборота в бухгалтерии образец 2018

График документооборота для учетной политики — образец

Чтобы создавать, получать, принимать бухгалтерские документы к учету, обрабатывать их и передавать своевременно и без проблем, необходимо организовать и контролировать весь процесс. Вам в помощь — образец графика документооборота в бухгалтерии 2018.

Что такое график документооборота в бухгалтерии и зачем он нужен

Одна из ключевых задач любой бухгалтерии — своевременная и качественная обработка документации, связанной с деятельности организации.

Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться. Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок.

Для этого нужен график — специальный документ, в соответствии с которым и будет организован документооборот.

График документооборота в бухгалтерии — это внутренний акт, который определяет порядок и сроки представления в отдел (бухгалтерию) первичных документов с целью своевременного их учета и регистрации.

График документооборота в бухгалтерии бланк

График документооборота в бухгалтерии образец 2018

График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:

  • определяет порядок создания и движения первичной документации;
  • позволяет своевременно получать документы от контрагентов;
  • определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать. Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться. А вся ответственность ляжет на главбуха.

В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками.

Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам.

Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота. Чтобы составить и утвердить график документооборота 2018 рекомендуем вам скачать бланк и образец документа на 2018 год:

Таким образом, в любой организации должен быть составлен и утвержден четкий график документооборота с указанием ответственных лиц и сроками составления первичной документации. Такой график должен детально прописывать движение документов от сотрудников, которые отвечают за их составлением, до архива.

Эти стадии движения документов можно отразить либо в виде таблицы, либо в виде схемы. График должен содержать перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление сотрудников и сроки составления и сдачи этих документов.

Образец графика документооборота в бухгалтерии 2018

Разрабатывая график документооборота, организации по большей части руководствуются рекомендациями, которые дал Минфин СССР. Это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105. Оно не теряет своей актуальности до сих пор. Поэтому, разрабатывая график, можно применять именно этот документ.

Для удобства все документы можно разбить на несколько отдельных групп. Например:

  • документы для контролеров (налоговиков, ФСС, Росстата и т.д.);
  • документы для контрагентов (договоры, допсоглашения, платежки);
  • документы для начисления зарплаты сотрудникам и др.

По группам назначаются ответственные. В графике документооборота указываются перечень сотрудников, которые отвечают за составление и сдачу в бухгалтерию той или иной документации, а также сроки представления первичных документов в отдел.

Например, в графике может быть указано, что водители предприятия после каждой смены в течение 24 часов обязаны представлять в бухгалтерию путевые листы (для списания расходов на ГСМ) и товарно-транспортные накладные (для списания товарно-материальных ценностей со складов).

См. Производственный календарь 2018

См. также производственный календарь на 2021

Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию.

График документооборота может быть прописан и в учетной политике. Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации.

Этапами документооборота являются:

  • оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);
  • сдача документа в бухгалтерию;
  • обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;
  • направление документа в архив и хранение документа.

Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии.

Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.

Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже.

График документооборота в бухгалтерии образец 2018

График документооборота в бухгалтерии бланк

Как утвердить для бухгалтерии график документооборота

График можно утвердить отдельным приказом руководителя организации. Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец — ниже.

Бланк приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Образец приказа об утверждении графика документооборота в бухгалтерии

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 52

г. Москва

09.01.2018

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Глебову.

Генеральный директор ______________ А.В. Львов

Ознакомьте ответственных работников с графиком документооборота под роспись. Лучше всего для каждого такого сотрудника сделать распечатку фрагмента графика, где будет указано, какие документы и в какие конкретно сроки он обязан сдавать в бухгалтерию.

Источник: //www.gazeta-unp.ru/articles/51898-grafik-dokumentooborota-v-buhgalterii-obrazets-2018-qqq-17-m06

Юрист Комаровский
Добавить комментарий