Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

Номенклатура дел кадровой службы — Статья

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

Документы, создаваемые кадровой службой, содержат много информации, в том числе охраняемой законом, например, персональные данные работников, документы, подтверждающие трудовой стаж со всеми его особенностями, включая вредные, тяжелые или опасные условия труда.

Учитывая большую ценность содержащихся в них сведений, кадровые документы должны храниться в определенных условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и утраты. При этом документы необходимо хранить в соответствии с определенной системой, сформированные в дела.

Значительная часть кадровых документов имеет длительные сроки хранения. К кадровым документам периодически приходится обращаться для наведения справок социально-правового характера.

Следовательно, кадровые документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться в текущей работе, а при передаче на архивное хранение не приходилось проводить серьезную работу по их упорядочению.

Важно! При формировании дела нужно учитывать сроки хранения документов, поскольку в одно дело желательно помещать документы, имеющие одинаковый срок хранения.

Основным нормативным актом, определяющим сроки хранения документов является Приказ Министра культуры и спорта РК от 26.01.2015 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Приказ). Ниже перечислены некоторые виды документов и сроки их хранения, установленные в Приказе:

Вид документаСрок хранения документаПримечание
Трудовые договоры75 лет минус возраст работникаХранятся в составе личных дел
Договоры о полной материальной ответственности материально ответственного лица5 летПосле увольнения материально-ответственного лица
Образцы подписей материально ответственных лицДо минования надобностиНе менее 5 лет
Личные карточки работников, в том числе временных работников75 лет минус возраст работника, ЭПК (экспертно-проверочная комиссия)
Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников5 лет ЭПК
Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников5 лет ЭПК
Коллективные договоры, соглашения, заключаемые между сторонами социального партнерстваПостоянно
Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров5 лет ЭПК
Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о нарушениях трудовой дисциплины3 года
Документы (сводки, сведения, докладные записки, балансы рабочего времени) об учете продолжительности рабочего времени3 года
Табели (графики), журналы учета рабочего времени5 летДля работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 лет

Если в одно дело необходимо поместить документы с разными сроками хранения, делу необходимо присвоить тот срок хранения, который является максимальным для документов данного дела

номенклатуры дел

Название графыОсобенности заполнения графы
Индекс делаВ графе указываются делопроизводственные индексы дела, которые включают: 
  • индекс структурного подразделения организации по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
  • порядковый номер дела.

Пример индекса дела: 02-05, где 02 – индекс структурного подразделения (отдела кадров), 05 – порядковый номер дела (например, «Личные дела работников»)

Заголовок делаПример заголовков дел кадровой службы:• локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения о защите персональных данных работников, о системе оплаты труда, об отделе кадров, должностные инструкции и др.);• распорядительные документы (приказы по личному составу, приказы, распоряжения по основной деятельности и др.);• личные дела работников (трудовые договоры, личные карточки, персональные документы работников и др.)• информационно-справочные документы (списки работников, учетные и регистрационные журналы, например, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, журналы учета отпусков, командировок и др.).Приведенный перечень не является обязательным или исчерпывающим, но он дает представление о том, что должна включать номенклатура дел кадровой службы.
Количество документов в делеГрафа заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год сформированы и известен объем документов.
Срок храненияПроставляется в соответствии с Приказом Министра культуры и спорта РК от 26.01.2015 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения»

Практический совет: При оформлении номенклатуры дел оставляйте в каждом ее разделе резервные номера (свободное место). Их можно будет использовать в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре, но сформированных в течение календарного года.

В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в кадровой службе и поступающие в это подразделение от Работников организации, других подразделений, руководства, кроме печатных изданий. Включаются в номенклатуру дел и учетные документы, в том числе учетные и регистрационные журналы, картотеки, базы данных.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

На нашем сайте Вы также можете ознакомиться с другими статьями и процедурами по кадровой службе, в том числе:

Источник: https://dogovor24.kz/articles/nomenklatura_del_kadrovoj_sluzhby-286.html

Помощь: Особенности составления номенклатуры дел кадровой службы

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Составление номенклатуры дел организации начинается в структурных подразделениях. Номенклатуры дел структурных подразделений являются разделами сводной номенклатуры дел организации на год.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.

Рассмотрим конкретный пример составления номенклатуры дел отдела кадров (см. приложение к материалу).

Согласно правилам систематизации дел в номенклатуре дел отдела кадров на первое место вынесены дела с распорядительными документами (8-1 «Приказы директора предприятия по основной деятельности.

Копии»; 8-2 «Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение и др.)»; 8-3 «Приказы директора предприятия по личному составу (отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных)»).

При этом дело с приказами по основной деятельности, как наиболее важными, помещено впереди, несмотря на то, что в отделе кадров хранятся лишь копии этих приказов (1-е экземпляры находятся в канцелярии).

За ним следуют дела с приказами по личному составу, которые расположены по срокам хранения: вначале — прием, перевод, увольнение, поощрение работников (срок хранения — 75 лет), затем — отпуска, командировки, взыскания, назначения дежурных (срок хранения — 3 года).

Следует обратить внимание на то, что согласно приведенному в приложении примеру в отделе кадров хранятся не копии, а подлинники приказов по личному составу (копии могут быть, например, в бухгалтерии — соответственно в номенклатуре дел бухгалтерии к делам с аналогичными заголовками будет добавлено слово «Копии»). Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией. Если будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами указанных документов могут храниться и в отделе кадров. В этом случае, естественно, указание на копийность документов дела в заголовке будет отсутствовать.

Для удобства в работе и быстрого определения структурных подразделений, в которых хранятся дела с подлинниками документов, в графе «Примечание» можно добавить ссылки на место их хранения, например: «Подлинники — в канцелярии».

За распорядительными документами помещены дела с организационными документами (8-4 «Положение об отделе. Копия»; 8-5 «Должностные инструкции работникам отдела. Копии»; 8-6 «Штатное расписание предприятия.

Копия»; 8-7 «Правила внутреннего трудового распорядка»). В данном примере к заголовкам дел добавлены слова «Копия» и «Копии».

Это означает, что в отделе кадров хранятся 2-е экземпляры соответствующих документов, а 1-е находятся в другом структурном подразделении, например, в канцелярии и (или) бухгалтерии.

За организационными документами располагаются дела с документами коллегиальных органов (8-8 «Протоколы заседаний квалификационной комиссии и документы к ним»), планами и отчетами (8-9 «План работы отдела кадров на 2008 год»; 8-10 «Отчет о работе отдела кадров за 2008 год», 8-11 «Статистические отчеты по кадрам»). В отделе кадров хранятся 1-е экземпляры протоколов, планов и отчетов.

Далее в номенклатуре следует большой блок дел с документами по личному составу (дела с индекса 8-12 по индекс 8-23).

Необходимо обратить внимание на правила включения в номенклатуру личных дел работников (все личные дела включаются в номенклатуру под одним индексом) и трудовых книжек работников (также включаются под одним индексом).

Учет каждого отдельного личного дела или трудовой книжки осуществляется не по номенклатуре дел, а по специальным учетным формам — Книге учета личных дел и Книге учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним. Сами эти учетные формы включаются в номенклатуру дел отдела кадров.

Отдельную группу в номенклатуре составляют дела с перепиской (дела № 8-19, 8-20).

В приведенном примере переписка сформирована в отделе кадров в одно дело вместе с другими документами, относящимися к работе с кадрами, но не имеющими связи между собой при решении вопроса, поэтому в заголовке дела используется термин «документы», а в скобках раскрыто содержание этих документов — «переписка», «сведения» и др. Такой порядок допускается действующими правилами. Вместе с тем, если отделу кадров удобнее формировать переписку отдельно от других документов, соответствующие дела могут быть выделены и включены в номенклатуру дел. Например, предприятие имеет два филиала, с которыми ведется переписка об учете и распределении кадров. В этом случае в номенклатуре могут быть предусмотрены такие отдельные дела под заголовками: «Переписка об учете и распределении кадров с филиалом № 1», «Переписка об учете и распределении кадров с филиалом № 2».

Отдельную группу составляют в номенклатуре дела по учету военнообязанных (с индекса 8-24 по индекс 8-26).

В конце номенклатуры дел помещаются, как правило, регистрационно-учетные формы, которые ведутся в данном структурном подразделении (журналы регистрации приказов по личному составу, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.).

В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов.

В настоящее время в Республике Беларусь действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения:

— Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38);

— Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).

В Перечне 2001 г. порядковые номера видов и названий документов называются статьями, а в Перечне 2006 г. — пунктами. Соответственно, в приведенном примере номенклатуры дел отдела кадров в графе 4 рядом со сроками хранения дел даны ссылки на статьи или пункты того перечня, который содержит данную норму.

При определении сроков хранения дел следует обратить внимание также на дела с копиями документов. Для дел, в которые формируются копии документов, обычно устанавливается срок хранения — 3 года, независимо от срока хранения подлинных документов (в т.ч.

и для документов постоянного хранения). В рассматриваемом примере дело с подлинниками приказов директора предприятия по основной деятельности (хранится в канцелярии) имеет срок хранения «постоянно», а дело с их копиями (хранится в отделе кадров) — 3 года.

Под номерами 8-37 и 8-38 предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел отдела кадров.

Номенклатура дел отдела кадров подписывается начальником этого структурного подразделения, визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и представляется в установленный срок в делопроизводственную службу.

На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел организации. В сводной номенклатуре дела располагаются так же, как и в номенклатурах структурных подразделений.

После утверждения сводной номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписки из нее (в т.ч. и отдел кадров), в соответствии с которыми организует формирование (подшивку) документов в дела.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Номенклатуры дел структурных подразделений хранятся 5 лет и включаются в номенклатуры дел этих подразделений (см. дело 8-36).

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

ПриложениеПример номенклатуры дел кадровой службы
Частное унитарное предприятие «Вихрь» Отдел кадров НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Источник: http://www.busel.org/texts/cat5vp/id5awzeur.htm

Номенклатура дел

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

Номенклатура дел — обязательная учетная форма для каждого предприятия, организации независимо от формы собственности. Расскажем, как составить номенклатуру дел отдела кадров как структурного подразделения.

Номенклатуры дел разрабатываем и оформляем по общегосударственном нормативном акте, который действует с июля 2015 года. Это Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее — Правила 1000/5).

Правила № 1000/5 обобщенно определяют и дальнейшие этапы жизненного цикла номенклатур: ведение, оформление выписок и закрытия.

Для начала — несколько основополагающих предписаний, изложенных в Правилах 1000/5:

  • действие Правил № 1000/5 распространяется на предприятия, учреждения, организации (далее — предприятие) любой формы собственности;
  • каждое предприятие должно иметь собственную номенклатуру дел;
  • номенклатуры дел разрабатывают в конце года на следующий год.

Учет документов в делопроизводстве является двухуровневым. На первом уровне учитываем отдельные документы — чаще всего за журналами регистрации, книгами учета, иногда — по карточкам. На втором — дела, в которых эти документы сформированы. Дела учитываем именно по номенклатурам.

А собственно, что такое номенклатура? Это перечень названий дел, что заведены на предприятии, систематизированный в определенном порядке. По каждому делу указывается и срок ее хранения.

Номенклатура дел отдела кадров как структурного подразделения предприятия

Номенклатуру дел на следующий год каждое структурное подразделение (отдел кадров — не исключение) должно разработать до 15 ноября текущего года.

Конечно, это «командные» задачи. Самостоятельно должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении, с этим не справится. Поэтому, к процессу привлекают и других специалистов.

Впрочем, ответственность за подготовку номенклатуры дел возлагается на руководителя кадровой службы, начальника отдела кадров.

Для номенклатуры дел подразделения есть унифицированная форма. Ее закреплено в приложении 11 к Правилам 1000/5.

Унифицированная форма номенклатуры дел подразделения предусматривает 5 граф:

  • Индекс дела
  • Заголовок дела (тома, части)
  • Количество дел (томов, частей)
  • Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
  • Примечание.

Бланк формы номенклатуры дел отдела кадров


СКАЧАТЬ

Отдел кадров, как и любой отдел предприятия, должен пользоваться именно этой нормированной формой.

Для каждого направления деятельности отдела кадров необходимо предусмотреть должное количество дел, включив их заголовки номенклатуры.

Пример

Допустим, в задачи кадровой службы входит взаимодействие с учебными заведениями (курсами) по вопросам подготовки и повышения квалификации персонала. Так, могут создаваться:

  • договоры об обучении;
  • списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации;
  • учебные программы и планы;
  • справки о профессиональном обучении;
  • письма о направлении на учебу.

Для хранения этих документов следует предусмотреть дело в отделе кадров.

Выявлены виды документов по всем вопросам деятельности кадровой службы группируют с целью правильного определения состава дел и формулировка их заголовков. Ведь нецелесообразно создавать отдельное дело для каждого вида документов.

Составляя перечень дел, необходимо принять во внимание объемы документов каждого вида, тематику поднимаемых вопросов и тому подобное.

Конечно, следует учесть базовое правило формирования дел, согласно которому до одного дела нельзя приобщать документы с различным — постоянным и временным — сроками хранения.

Перед составлением номенклатуры дел полезно ознакомиться с типовой или примерной номенклатурой дел (при наличии), номенклатурами и описаниями дел за прошлые годы, регистрационными формами документов (карточки, журналы), отчетами о работе, типовыми и отраслевыми перечнями документов.

Какие дела включать в номенклатуру отдела кадров?

В номенклатуре должны быть предусмотрены все категории дел, из всех документированных направлений деятельности отдела кадров, в частности:

  • переходящие дела — это, в частности, личные дела, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и тому подобное;
  • дела постоянных коллегиальных и совещательных органов, в т. ч. временных (комиссий, групп и т. п.), ответственность за обеспечение деятельности которых возложено на службу кадров, — дела аттестационной и квалификационной комиссий, рабочей группы по подготовке положения об оплате труда, материальном стимулировании (премировании) и тому подобное.

Переходное дело — дело по вопросам, решение которых продолжается более одного года. Ее ведут в течение нескольких лет и вносят в номенклатуру дел ежегодно в течение всего срока решения затронутых вопросов.

К номенклатуре, обычно, включают дела, содержащие оригиналы документов. По решению экспертной комиссии номенклатуры могут быть добавлены и дела, предназначенные для хранения копий документов, накапливаются в отделе (распорядительных документов, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций и тому подобное).

В номенклатуру дел не включают печатные издания, справочники (в т. ч. телефонные), бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информацию.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается вид документов во множественном числе. Например:

  • Приказы по кадровым вопросам длительного срока хранения
  • Приказы по кадровым вопросам временного срока хранения.

В заголовках дел с планами или отчетами укажем период (месяц, квартал, полугодие, год) запланированного создания или фактического выполнения документов. Например:

  • План работы с кадрами на 2016 год
  • Для дел с корреспонденцией укажем корреспондентов и содержание переписки
  • Переписка с районным центром занятости по вопросам трудоустройства.

Правило!

Включайте в номенклатуру все личные дела под одним индексом, а учитывайте отдельно. Аналогично — трудовые книжки и личные карточки!

Для кадрового делопроизводства характерные дела, состоящие из различных видов документов, связанных с одним лицом. К этой категории относятся, в частности, личные дела.

Все личные дела работников включают в номенклатуру под одним индексом (например, 04-26 «Личные дела работников»). Так же под одним индексом включают в номенклатуру дел и трудовые книжки (например, 04-28 «Трудовые книжки работников») и личные карточки, которые ведутся по типовой форме № П-2 (например, 04-27 «Личные карточки работников»).

Учет каждого личного дела или трудовой книжки ведут не по номенклатуре дел, а по специальным учетным формам — Журнал учета личных дел и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Учет личных карточек рекомендуется вести по такой учетной форме, как Журнал учета приема работников. Все эти учетные формы включают в номенклатуру дел отдела кадров.

Сроки хранения дел проставляем согласно Перечню типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

Номенклатура дел структурного подразделения — по своей сути тоже дело, как и любая другая учетная форма.

Итак, в перечне дел ее отмечаем тоже — последней.

Следовательно создают пустые пронумерованные строки. Это — резерв для дополнительных дел, которые могут быть сформированы при изменении функций или направлений деятельности подразделения. Точно определить нужное количество резервных номеров, конечно, сложно. Оптимальное решение — 3-5 номеров.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения:

  • подписывает руководитель подразделения;
  • визирует руководитель архива предприятия (должностное лицо, ответственное за архив).

В конце года номенклатура дел отдела кадров обязательно следует закрыть итоговой записью.

В итоговой записи указывают количество дел, фактически сложившихся в течение года. Итоговые данные передают службе делопроизводства.

Источник: https://www.kadrovik01.com.ua/article/4081-nomenklatura-del-sozdaem-po-pravilam-rus

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

  • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
  • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
  • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

  • Простота поиска.
  • Индексация хранящихся документов.
  • Установленный срок хранения материалов.
  • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
  • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
  • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
  • Составление актов на их уничтожение.

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.
  • Номенклатуры дел отделов

    Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

    Бухгалтерия

    В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

    Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

    Юридический

    В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

    Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

    Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

    Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

    Отдел кадров

    В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

    1. Составленные кадровиком.
    2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
    3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

    Основной список документов включает в себя:

    • Должностные инструкции.
    • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
    • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
    • Распоряжения, приказы по персоналу.
    • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
    • Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
    • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
    • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
    • Справки, служебная переписка.
    • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
    • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

    Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

    Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

  • Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.
  • Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.
  • Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.
  • Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.
  • Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.
  • Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.
  • Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.
  • Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.
  • Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

    Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

    Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

    Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

    Как правильно составить?

    Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

    При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

    Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

    В перечень в обязательном порядке включают:

    • Устав организации.
    • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
    • Номенклатура дел подразделений.
    • Штатное расписание.
    • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
    • Должностные инструкции.

    После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

    Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

    Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

    Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

    • Номер (индекс) дела.
    • Наименование его.
    • Количество папок (единиц хранения) в деле.
    • Срок хранения дела.

    Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

    Порядок составления и утверждения

    Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

    Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

    После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

    Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

    Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

    Источник: https://bizakon.ru/kadry/nomenklatura-del-otdela.html

    Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

    Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

    Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

    Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

    Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

    Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

    Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

    Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

    1. Положением о создании организации либо Уставом.
    2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
    3. Штатным расписанием на текущий год.
    4. Номенклатурой дел прошлых лет.
    5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
    6. Регистрационными формами учреждения.
    7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
    8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

    Сфера предназначения

    Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

    Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

    • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
    • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
    • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
    • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

    Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

    Виды номенклатуры

    В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

    1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
    2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
    3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

    Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

    Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

    Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

    Правила формирования

    Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

    Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

    Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

    Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

    Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

    Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

    Как не упустить главного

    Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

    Шаг 1. Назначьте ответственного.

    Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

    Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

    Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

    Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

    Шаг 3. Объединение.

    Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

    Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

    Шаг 4. Утвердите приказ.

    Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

    Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

    Скачать

    Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2019 год для вашего учреждения.

    Как составить опись дел

    Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

    Наименование реквизита

    Индекс

    Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.

    Наименование

    Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.

    Количество единиц хранения

    Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.

    Сроки хранения

    Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.

    Примечания

    Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

    Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

    Сроки хранения

    Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

    Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

    Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

    • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

    Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii

    Юрист Комаровский
    Добавить комментарий