Образец уведомления о начале отпуска

Уведомление о начале отпуска

Образец уведомления о начале отпуска

Право на отдых законодательно закреплено за каждым работающим гражданином Российской Федерации.

И работодателю, и сотрудникам важно знать основные аспекты документального оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, чтобы избежать в дальнейшем возможных проблем.

Организации информируют работников о наступающем периоде отпуска специальным документом — уведомлением об отпуске.

Обязателен ли данный документ?

Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.

Пример:

По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.

Подтвердив свое согласие, Петров В.В. поставил личную роспись на бланке документа. Утвержденный законом обязательный двухнедельный срок был выполнен.

График ежегодных отпусков на будущий год утверждается в середине декабря уходящего года.

В идеале все сроки отдыха должны согласовываться администрацией с сотрудниками предприятия. На практике довольно часто получается так, что время отпуска «спускается» для ознакомления сотрудникам уже в утвержденном варианте.

Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.

Если администрация предприятия в указанный законом срок не напомнила в письменной форме о приближающемся отпуске, то работник на законном основании может не идти в отпуск в утвержденное время, а написать заявление о переносе времени отдыха.

В каких случаях применяется?

Крупные производственные предприятия с непрерывным технологическим процессом производства не могут обойтись без своевременного выполнения утвержденного графика ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление о начале отпуска в таких случаях играет важную роль.

Однако уведомление не имеет смысла оформлять, если сотрудник идет в отпуск по самостоятельно написанному заявлению.

Пример:

По утвержденному графику отпусков, экономист Суворова Е.В. должна была идти в отпуск 20 ноября текущего года. Но 10 августа Суворовой Е.В. была предложена горящая путевка в санаторий для восстановления здоровья после операции.

Сотрудница написала заявление на отпуск, администрация предприятия согласилась отпустить Суворову Е.В. раньше намеченного срока. В данном случае оформлять уведомление о начале очередного отпуска работникам отдела кадров предприятия не понадобилось.

Правила оформления

Законодательством не утверждена единая унифицированная форма уведомления. Каждое предприятие вправе самостоятельно разработать бланк документа.

Для придания юридической значимости в форму документа необходимо включать следующие данные:

  • реквизиты предприятия;
  • исходящий номер и дату регистрации уведомления об отпуске;
  • должность, фамилию и инициалы будущего отпускника;
  • информативную часть документа, содержащую сведения о предстоящем отпуске с указанием соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ;
  • подпись работодателя.

Образец уведомления о начале отпуска работника

Как составить?

Уведомление о предстоящем отпуске входит в перечень нормативных актов предприятия, используемых в ежедневном документообороте.

Работники кадровой службы могут самостоятельно составить образец уведомления о начале оплачиваемого отпуска.

Уведомление о начале отпуска

Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений.

Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.

Скачать образец можно тут:

Образец уведомления об отпуске

Регистрируется ли уведомление в специальном журнале?

На каждом предприятие ведется журнал учета уведомлений, выданных работникам, в котором регистрируются все уведомления, выданные сотрудникам организации:

  • о реорганизации предприятия;
  • о предоставлении объяснений;
  • о переводе;
  • об изменении в условии труда;
  • о предстоящем отпуске.

В соответствующие графы журнала полностью и своевременно заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска.

Постоянное оформление журнала гарантирует при необходимости быстрый поиск необходимых сведений.

На титульной странице журнала отражаются:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • период начала и окончания ведения данного журнала регистрации.

Следующая страница содержит сведения об ответственных лицах за ведение журнала.

Единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет.

Администрация организации выносит самостоятельное решение о включении в журнал необходимых сведений.

В основном, в табличную форму журнала включаются следующие сведения:

  • название документа;
  • дата оформления;
  • номер регистрации уведомления;
  • основной смысл содержания уведомления;
  • должность, фамилия и инициалы работника, на имя которого выписано уведомление;
  • день вручения извещения;
  • информация об ответе работника на предъявленное уведомление.

Распечатанные листы журнала нумеруются и обязательно прошиваются.

Руководитель организации заверяет подписью и печатью скрепленный документ.

Скачать образец журнала можно здесь:

Журнал регистрации уведомлений

Где и сколько хранится?

Срок хранения уведомлений об отпуске регламентируется Перечнем типовых управленческих документов.

Приказы на предоставление очередных оплачиваемых отпусков и уведомления о начале отпуска хранятся в течение пяти лет в специально оборудованных архивных помещениях.

Предприятия, прекратившие свою производственную деятельность до истечения пятилетнего срока, сдают уведомления о начале отпуска в территориальный архив в установленном порядке.

Как происходит ознакомление?

Обязательным условием персонального ознакомления каждого сотрудника о начале отпуска служит письменная форма документа.

Существует несколько вариантов извещения работников о предстоящем отпуске:

  • непосредственное личное уведомление о намеченном отпуске;
  • приказ на предоставление очередного оплачиваемого отпуска;
  • ведомость ознакомления, приложенная к графику отпусков;
  • включенная в график отпусков графа, предназначенная для росписей работников организации;
  • в рамках одного структурного подразделения возможно ознакомление сотрудников с оформлением подписи в рабочем журнале руководителя подразделения.

В случае, если сотрудник отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, сотрудник отдела кадров оформляет акт об отказе.

Пример:

По утвержденному графику отпусков механик Иванов М.Я. должен был идти в очередной отпуск с 20 февраля текущего года. С этим сроком он не был согласен.

Поэтому, когда 5 февраля сотрудник отдела кадров вручил Иванову М.Я. уведомление о начале отпуска, механик отказался подписывать документ. Сотрудник кадровой службы оформил акт об отказе подписи.

За сколько дней выдается?

Срок уведомления сотрудников об отпуске утвержден законодательно и равен 14 дням.

Подготавливая документ об уведомлении важно соблюдать срок передачи его сотруднику. Не позднее двух недель до начала отпуска работник организации должен письменно засвидетельствовать факт ознакомления со сроками предстоящего отдыха.

Если по независящим от него причинам, сотрудник отсутствует на рабочем месте, уведомление о начале отпуска отправляется заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении его адресату.

При этом датой уведомления будет служить дата получения письма сотрудником предприятия.

Кто подписывает?

Бланк  подписывает непосредственно руководитель организации.

При оформлении приказа о наделении соответствующими полномочиями конкретных работников кадровой службы, данные документы подписывают непосредственно должностные лица отдела кадров.

Сотрудник, получивший персональное извещение об отпуске, должен лично поставить подпись в знак ознакомления.

Другие варианты подтверждения не будут иметь юридической силы и документ будет признан недействительным.

Нюансы уведомления совместителей

Существует несколько особенностей при оформлении отпуска таким работникам.

Отпуск совместителям должен быть предоставлен в то же самое время, что и очередной отпуск по основному виду работы. Для выполнения этого условия работники должны предоставить сведения о сроках предоставления оплачиваемого отпуска на основном месте.

Если совместитель не отработал положенного времени для предоставления очередного отпуска, на недостающие дни ему оформляется отпуск без содержания.

Фактически уведомление о начале отпуска для совместителей носит чисто информативный характер, поскольку сотрудник лично заинтересован в своевременном оформлении очередного отпуска по месту работы по совместительству.

Совместители, не предоставившие сведения о сроках отдыха по основному месту работы, включаются в график отпусков на общем основании.

В этом случае уведомление о начале отпуска совместителям вручается не позднее двух недель до начала наступления отдыха.

Знание и применение на практике существующих норм оформления, передачи и подтверждение получения уведомления о сроках очередного оплачиваемого отдыха значительно упростит сотрудничество по этому вопросу работодателя и сотрудников организации.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/uvedomlenie-o-nachale-otpuska-obrazec/

Уведомление о начале отпуска — образец

Образец уведомления о начале отпуска

График, действующий в условной организации, предусматривает очередность в предоставлении основного отпуска. Любого сотрудника, при этом, обязательно должны уведомить письменно — о точном сроке и предполагаемой дате. Только после получения описываемого уведомления, условный работник может прекратить исполнение своих текущих обязательств.

Нужно ли уведомление о начале отпуска?

Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно.

Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале.

Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.

Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.

Скачать ТК РФ

За какой срок работник должен получить уведомление о начале отпуска?

В статьей 124 ТК РФ указывается на две недели. Очередной ежегодный отпуск по факту может составлять любой срок, но об его начале работник предупреждается за указанный срок наперед. На практике допускается информировать о начале примерно за неделю, что не является каким-либо нарушением. Трудовые диспозиции в этом случае имеют рекомендательный характер, который можно соблюдать частично.

Некоторые организации вообще не ведут график, поэтому с предоставлением законного отдыха у них возникают проблемы. Работник должен закончить ранее начатые дела, и свободно отправиться отдыхать на положенное время. Именно для этого требуется информировать о начале отпускного периода.

Образец уведомление о начале отпуска

Составляется в отношении каждого работника на локальном организационном бланке. Форма и должный формат данного бланка устанавливается непосредственно внутренними актами. Экземпляры в пустом виде хранятся в отделе кадров, откуда в самом начале их необходимо запросить.

В данном случае в отношении работника направляются данные, указывающие на начало, и на общую периодичность положенного отдыха. Уведомление также содержит ссылку на копию приказа, в соответствии с которым он может временно сложить свои должностные полномочия.

Сразу после получения данного документа, условный сотрудник в указанный в нем день может не выходить на работу.

Скачать образец 

Сколько хранятся уведомления о начале отпуска?

В силу положения статьи 123 ТК РФ, выписанные образцы хранятся не менее 5 лет. Их первичная регистрация производится в локальном производственном журнале, в котором проставляется номер самого уведомления и локального приказа о начале реализации трудовой преференции работника.

Длительный срок предусматривается для того, чтобы в случае возникновения спорных правоотношений между сторонами соглашения, условный работодатель смог подтвердить, что он соблюдал все императивные преференции в отношении работника. Веским доказательством в данном случае будет считаться именно описываемое уведомление.

В такой ситуации сотрудник не сможет указать на не предоставление положенных трудовых преференций.

Кто должен подписывать уведомление о начале отпуска?

Не во всех случаях нужна подпись именно формального генерального директора. В соответствии со статьей 124, именно формальный директор и проставляет подпись на описываемом документе.

Но в некоторых ситуациях у руководителя организации не бывает возможности самостоятельно совершать данные регистрационные действия. Поэтому, внутренними организационными актами предусматривается возможность подписания уведомления, а также внутренних приказов другими уполномоченными лицами.

В большинстве случаев данные регистрационные действия вправе производить начальник внутреннего отдела кадров.

На положение самого работника данное обстоятельство никак не повлияет. Самое главное, чтобы полученный им документ содержал должную печать и подпись любого уполномоченного лица. Полученный документ желательно хранить до фактического момента увольнения. В случае разногласий, он может быть существенно полезным для каждой штатной единицы.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (7 4,14 из 5)
Загрузка…

Источник: https://legionfg.ru/uvedomlenie-o-nachale-otpuska-obrazec/

Уведомление о начале отпуска работника

Образец уведомления о начале отпуска

Сотрудники, которые в скором времени пойдут в оплачиваемые отпуска, обязаны получить соответствующие оповещения от своего непосредственного работодателя.

Когда его предоставляют? Какими законами регулируются уведомление об отпуске? Что включает в себя данный документ?

Рассмотрим интересующие вопросы подробней.

Оповещение – письменная форма уведомления сотрудника о предстоящем отпуске. На основании этого документа сотрудник знает, когда и на какой период ему предоставлен оплачиваемый отпуск.

Если же сотрудника не оповестить о предстоящем отпуске, работодателю грозит административная ответственность.

Обязательно или нет?

В ст.123 ТК РФ четко указано обо всей важности оформления данного оповещения.

Непосредственный работодатель в обязательном порядке обязан в письменном виде оповестить каждого своего наемного рабочего о периоде начала долгожданного отпуска, в четком соответствии с принятым графиком отпусков.

Законодательная база

Вопрос о необходимости оповещения наемного штата сотрудников о времени предоставления отпуска согласно утвержденному графику отпусков регулируется статьей 123 Трудового Кодекса РФ.

В частности, эта статья четко регулирует о необходимости в оповещении в различных ситуациях, порядке составления оповещения и периоде, когда сотрудник должен быть уведомлен.

Отдых по графику

Большие компании, где производственный процесс является непрерывным, не могут обходиться без соблюдения принятого графика отпусков.

Оповещение о периоде начала отпуска играет ключевую роль в таких ситуациях.

Отдых не по графику

Отдых не по графику может быть предоставлен на основании поданного сотрудником заявления.

Если речь идет о переносе отпуска на другое время, что автоматически подразумевает под собой изменения в графике отпусков, то обязательно следует ознакомить с ним сотрудников.

Дни без сохранения заработной платы

Если же сотрудник принял решение пойти в дополнительный неоплачиваемый отпуск по собственному желанию, то в оповещении нет смысла, поскольку он предоставляется на основании предоставленного заявления самим рабочим.

Однако есть и противоположная сторона.

Если речь идет об отпуске без сохранения заработной платы по производственной необходимости, то работодатель в обязательном порядке должны заблаговременно оповестить об этом намерении наемным штат сотрудников.

Дни авансом

Изначально необходимо понимать, что отпуск авансом может быть предоставлен работодателем по предварительной договоренности с сотрудником.

Исходя из этого, рабочий должен будет составить соответствующее заявление, в котором он попросит предоставление отпуска авансом.

По этой причине можно говорить о том, что в составлении необходимого оповещения о предоставляемом отдыхе авансом нет необходимости.

Как составить уведомление об отпуске в 2019 году?

Оповещение о скором оплачиваемом отпуске включено в список нормативно-правовых актов компании, которые применяются в ее каждодневном документообороте.

Сотрудники отдела кадров имеют полное право формировать оповещение по принятой внутри компании форме.

Структура и форма документа

Законодательством РФ не предусматривается единая форма оповещений о предстоящем отпуске по графику. Исходя из этого, каждая компания имеет полное юридическое право самостоятельно разработать персональную форму оповещений.

Структура уведомления о предстоящем отпуске заключается в следующем:

  • информационный блок — включает в себя наименование компании и инициалы, как самого работодателя, так и сотрудника;
  • основная часть;
  • заключительная часть.

В содержании оповещения необходимо отталкиваться от действующего законодательства РФ.

Какие положения должны содержаться в тексте?

Чтобы обеспечить документу о предоставлении отпуска работнику юридическую силу, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:

  • реквизиты компании;
  • исходящий номер и время регистрации оповещения об отпуске;
  • имеющуюся должность, и полные инициалы наемного сотрудника, который вскоре уйдет в отпуск;
  • все необходимые сведения относительно основания предоставления оплачиваемого отпуска. В частности следует делать акцент на Трудовой Кодекс РФ;
  • подпись непосредственного работодателя.

Категорически запрещается допускать в документе какие-либо опечатки либо ошибки.

Сколько требуется экземпляров?

Оповещение о предстоящем отпуске формируется в нескольких экземплярах. Столько же и соответствующих приказов руководства.

Один из них остается в отделе кадров, а другой – у руководства компаний.

Можно оформить сразу на несколько работников?

Трудовым Кодексом РФ не запрещается оповещать о времени начала трудового отпуска нескольких сотрудников одновременно.

Образец документа

Важно помнить, что категорически не допускается в процессе составления оповещения делать различные помарки либо опечатки.

Бесплатно скачать бланк можно по ссылке тут.

Пример документа:

Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?

Многие спросят — за сколько дней пишется оповещение?

Период оповещения наемного штата сотрудников четко указан в действующем законодательстве РФ и составляет 14 календарных дней.

В процессе формирования данного документа крайне важно придерживаться этого периода. Не позднее двухнедельного периода до начала отпуска сотрудник компании в обязательном порядке должен письменно засвидетельствовать имеющейся факт ознакомления о своем грядущем отпуске.

Если по каким-либо причинам, сотрудник не может быть ознакомлен о дате начала отпуска, ему он будет отправлен заказным письмом.

Причем важно помнить: датой ознакомления принимается в таком случае момент получения письма.

Нужна ли регистрация в специальном журнале?

В каждой отдельно взятой компании должен вестись журнал учета оповещений, который предоставляется наемным рабочим с целью регистрации в нем различных уведомлений.

В частности, в нем могут содержаться такие сведения, как:

  • о возможной реорганизации компании;
  • о различных объяснениях;
  • о возможном переводе сотрудника;
  • о предстоящих изменениях в условиях трудовой деятельности;
  • и о предстоящем оплачиваемом отпуске.

В определенных полях данного журнала должны быть занесены в полном объеме и в оговоренные законодательством временные периоды сведения относительно предоставленного оповещения о предстоящем оплачиваемом отпуске.

Регулярный учет в таком журнале способен гарантировать по мере необходимости мгновенный поиск относительно той или иной информации.

Как заполнять титульный лист?

Титульная страница должна включать в себя:

  • полное наименование компании;
  • наименование документа;
  • дату начала и завершения ведения журнала регистрации.

На следующей странице должны быть отображены сведения относительно ответственных лиц за учет данного журнала.

Стоит отметить, что его форма разрабатывается самостоятельно каждой отдельно взятой компанией.

Где и сколько хранить?

Срок хранения соответствующих оповещений четко регулируется Перечнем типовой управленческой документации.

Все соответствующие приказы о грядущем оплачиваемом отпуске должны находиться на сохранности в течении 5 лет в специально оборудованных для этого местах. Иными словами — в архиве компании.

Компании, которые прекратили свою предпринимательскую деятельность до завершения данного периода, обязаны сдать подобную документацию на хранение в территориальный архив согласно установленному порядку.

Как ознакомить сотрудника?

Обязательным критерием личного ознакомления каждого наемного рабочего о предстоящем отпуске принято считать письменную форму документа.

На сегодня предусмотрено несколько методов оповещения сотрудников:

  • путем личного оповещения;
  • путем формирования приказа руководства компании;
  • путем постановки подписи наемного рабочего в ведомости.

Стоит также отметить, что в пределах одного структурного подразделения допускается возможность ознакомления наемного штата сотрудников в трудовом журнале их непосредственного руководства.

В ситуации, когда кто-либо из рабочих отказывается подписывать оповещение, сотрудниками отдела кадров формируется соответствующий акт об отказе.

Для совместителей

Отпуск совместителю должен быть предоставлен параллельно с тем периодом, что и по основному месту работы.

Для соблюдения данного условия совместитель в обязательном порядке изначально должен предъявить справку о периоде получения оплачиваемого отпуска с основной работы.

На основании предоставленной справки будет выдано оповещение о предстоящем отпуске.

Для иностранного гражданина

Для иностранных граждан была отменена обязанность оповещать о предстоящем отпуске сотрудников миграционной службы, если он предоставляется без сохранения заработной платы.

Что касается оповещения самого наемного рабочего, то этот порядок является стандартным.

Для генерального директора и главного бухгалтера

Законодательство РФ не разделяет порядок оповещения по должностям. По этой причине порядок уведомления о предстоящем отпуске стандартный.

Для госслужащих

Государственных служащих, как и иных наемных сотрудников, оповещают о предстоящем отпуске за несколько недель до его наступления.

В обязательном порядке факт оповещения подтверждается подписью сотрудника в журнале учета.

У ИП

Согласно статье 20 Трудового Кодекса РФ, индивидуальный предприниматель относится к той же категории работодателей, как и юридические лица.

Исходя из этого, оповещение о предстоящем отпуске сотрудник должен получать по стандартной схеме.

Что будет работодателю, если не вручать документ работникам?

Основные последствия неоповещения сотрудника о предстоящем отпуске заключаются в следующем:

  • сотрудник в таком случае вправе требовать его переноса на иной временной промежуток;
  • при отказе в переносе отпуска сотрудник вправе подать исковое заявление в правоохранительные органы, что влечет возможное начисление штрафов.

Чтобы избежать проблем с правоохранительными органами, достаточно своевременно оповещать об отпуске своих наемных работников.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/otpusk/uvedomlenie/

Уведомление сотрудников о начале отпуска

Образец уведомления о начале отпуска

Уведомление о начале отпуска – это специальный документ, с помощью которого работодатель информирует сотрудника о наступающем отпускном периоде, который ему положен по закону. Оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику ежегодно.

Согласно статье 123 Трудового Кодекса Российской Федерации, известить работника о наступлении отпуска работодатель должен не менее, чем за две недели. В таком случае работнику напоминают о наступлении отпуска, а работодатель соблюдает все необходимые формальности.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Характеристика уведомлений

Необходимость составлять четкий график отпусков сотрудников организации обусловлена наличием в ней графика отпусков, который составляется за две недели до окончания трудового года и утверждается начальником организации.

Пример приказа об утверждении отпусков можно посмотреть здесь.

Уведомления о начале отпуска рассылаются сотрудником кадровой службы. В том случае, если работник изъявляет желание пойти в отпуск по заявлению, то есть вне установленного графика, нет необходимости в составлении уведомления о начале отпуска.

Работник должен поставить свою подпись на уведомлении, что подтверждает факт его ознакомления с документом. Если работник отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, сотрудник кадровой службы должен оформить акт об отказе.

В том случае, если организация планировала отправить работника в отпуск в определенное время, но в указанный законом срок не напомнила ему о наступлении отпуска, работник имеет право написать заявление о переносе отпуска на другое время.

Особенно важно своевременное составление уведомления об отпуске для крупных организаций и производственных компаний, в которых отпуска предоставляются строго по графику, иначе отсутствие сотрудника может повлиять на рабочий процесс.

Особенности составления

Законодательством нашей страны не устанавливается стандартная форма уведомления об отпуске, поэтому каждая организация имеет право разработать бланк этого документа самостоятельно. Разработкой этого документа, как правило, занимаются сотрудники отдела кадров.

Для того, чтобы придать документу юридическую значимость, в нем необходимо указать:

  • Реквизиты организации;
  • Исходящий номер и дату регистрации уведомления;
  • Фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, который идет в отпуск;
  • Сведения о том, в какое время идет в отпуск данный сотрудник;
  • Ссылку на статью ТК РФ, которая регламентирует данное решение;
  • Подпись работодателя.

Образец уведомления:

Журнал учета

В каждой организации ведется журнал учета всех уведомлений, выданных сотрудникам, например, об изменении условий труда, о переводе на другую должность, о реорганизации, и в том числе, о предстоящем отпуске.

В соответствующую графу журнала в полном объеме заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска. Все данные в журнал необходимо вносить своевременно, это является гарантией быстрого поиска нужных документальных сведений.

Уведомления о начале отпусков, как и приказы об их предоставлении, должны храниться в помещениях архива в течение 5 лет.

Если предприятие прекращает свою деятельность ранее пятилетнего срока, все документы сдаются в территориальный архив у установленном порядке.

Для иностранных граждан и совместителей

Уведомление для УФМС для иностранных граждан требуется в том случае, если работник просит предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью более одного календарного месяца в течение года.

Совместителям отпуск должен предоставляться одновременно с отпуском по основному месту работы. Для того, чтобы выполнить данное условие, работники по совместительству должны предоставить работодателю сведения о сроках отпуска на основном рабочем месте.

Если совместитель не отработал нужное количество месяцев для получения отпуска, на недостающие дни ему предоставляют отпуск без содержания. Как правило, сотрудник по совместительству лично заинтересован в том, чтобы его отпуск на основной работе совпал с отпуском на совмещаемой работе, поэтому уведомление о начале отпуска будет иметь информационный характер.

Посмотрите видео об особенностях работы и отпуска совместителей:

Для того, чтобы сделать отношения между сотрудником и работодателем максимально простыми и юридически грамотными, необходимо знать нормы составления, передачи и подтверждения уведомления об отпуске. Грамотно и своевременно составленные и правильно хранящиеся документы – залог успешной работы любой организации.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

Источник: https://bizakon.ru/kadry/otpusk/uvedomlenie-o-nachale.html

Уведомление о начале отпуска по графику

В статье 123 ТК РФ обозначены основные критерии оформления. В ней сказано, что для отправления сотрудника на оплачиваемый отдых достаточно графика отдыха и оформленного приказа. Извещение о начале отдыха должно быть передано работнику не позднее, чем за две недели до начала.

Приказ и извещение — это разные бумаги. При процедуре сокращения численности штата обязательно потребуется документ уведомления. Если речь идет об отгуле, приказа может вполне хватить. Ведь ни у работодателя, ни у сотрудника нет выбора по предоставлению отпуска согласно графику.

Установленные даты играют огромное значение. Работодатель обязан не нарушать составленный план. Приказ должен быть передан сотруднику под подпись за две недели до наступления отдыха.

Соблюдайте все нормы Трудового кодекса и следуйте согласно внутренним нормативным актам, которые составляются работодателем.

Порядок уведомления работника о начале отпуска

Форма уведомления на каждом предприятии своя, так как законодатели не позаботились об этом. В специальном бланке следует указать количество дней отдыха, точную дату ухода и выхода на работу и так далее. Извещение составляется в двух вариантах. Один передается кадровому отделу, а другой предоставляется работнику.

Сотрудники кадровой службы не настаивают на том, чтобы документ составлялся на отдельном листе бумаги. Это значительно упрощает оформление документов. Чтобы у них не прибавилась еще работа, они могут использовать приказ об отпуске.

Но чтобы он использовался и в виде извещения, его необходимо издать за две недели до отправления работника в отгул. В нем предусматривается вся необходимая информация и свободная строчка для подписи. Поэтому такая форма извещения вполне законна.

Но обратите внимание, что проверяющие органы не всегда с этим согласны.

Образец уведомления о начале отпуска

Стандартизированной формы уведомления о начале отдыха нет. Руководители компании могут воспользоваться либо письменной, либо устной формой. Тем не менее, должны быть соблюдены все условия, которые представлены в статье 123 ТК РФ:

  • Оповестить работника нужно за 14 календарных дней до наступления отпуска;
  • Извещение должно быть подписано работником в качестве подтверждения об ознакомлении.

В письме Роструда под номером 1693 говорится о том, что работодатель может самостоятельно определить метод информирования сотрудников.

К примеру, может быть создан специальный журнал, образец которого представлен ниже.

Образец уведомления

Образец журнала

Срок хранения уведомлений о начале отпуска

Как говорилось выше, правила Трудового законодательства гласят о том, что сотрудника о предстоящем отгуле нужно уведомить, как минимум, за две недели. Он должен подписаться, если это письменное уведомление или приказ. Подпись будет подтверждать о том, что он был ознакомлен с этим документом.

В документе не обязательно писать о количестве дней. Достаточно указать период начала отдыха и его окончание. Как и другие уведомления и приказы, срок хранения на предприятии может быть в пределах 5 лет. Хотя об этом ничего в законодательстве не сказано.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (9 4,33 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/otpuska/uvedomlenie-o-nachale-otpuska.html

Уведомление об отпуске

Образец уведомления о начале отпуска

Предоставление отпусков — это обязанность нанимателя.

Ежегодно работодатель обязан отправлять своих работников на отдых. Минимально отдых должен продолжаться 28 дней, но может быть и увеличен за счет добавочных суток к основному отпуску или выдачи дополнительного отпускного периода.

Работодатель обязан учитывать индивидуальность предоставления отдыха для каждого работника, его продолжительность и дату начала и окончания отпускных периодов.

Кроме предварительного составления графика, руководство организации должно выдавать предварительное уведомление об отпуске.

Статья 123 Трудового кодекса прописывает обязательность ежегодного составления графика отпускных периодов. Данное правило касается всех работодателей, вне зависимости от количества наемных лиц у них в подчинении.

Составление графика проводится путем совместной договоренности между работником и нанимателем. По ТК отпускной период может делиться на части и в таком виде вносится в обязательный бланк.

Главным критерием для составления данного перечня являются сроки его утверждения. По закону утверждаться он должен ежегодно не позднее чем до середины декабря текущего года.

Отпуска по графику прописываются на весь следующий календарный год для всех сотрудников предприятия без исключения.

Для утверждения документа необходимо следовать представленной очередности действий:

  1. Сотрудники по общей договоренности проставляют желаемые даты начала и окончания своего отдыха в следующем году.
  2. Непосредственный руководитель отдела, участка или подразделения производит предварительное согласование, то есть проверяет внесенные сведения и вносит изменения, если такая необходимость существует.
  3. Перечень отдается на утверждение директору организации, который также по согласованию с работниками может вносить правки и изменения.
  4. Отредактированный документ подписывается директором организации.
  5. Издается приказ об утверждении графика отпусков.

После издания приказа документ считается согласованным и введенным в действие по организации. Обязательно после издания распоряжения производится ознакомление с графиком отпусков каждого сотрудника под подпись.

Внесение изменений в график отпусков

Несмотря на обязательность предварительного планирования будущего отдыха, законодательство разрешает официальное внесение изменений в график отпусков. Данная мера оправдана ведь невозможно спрогнозировать со стопроцентной точностью будущие потребности сотрудников и предприятия.

Предоставление отпуска не по графику может быть инициировано:

  1. Работодателем, в связи с возникшей производственной необходимостью.
  2. Работником, ввиду изменившихся личных обстоятельств.

Оформление переноса производится разными путями и напрямую зависит от того, кто является инициатором данной процедуры. Когда речь идет о том, что перенести отдых следует по настоянию нанимателя, то руководство организации издает соответствующий приказ. Для такого распоряжения понадобится четко и ясно изложить причины переноса.

Если смещение сроков или продолжительности отпускного периода инициировано сотрудником, то он собственноручно пишет заявление на перенос отпуска по графику.

В заявлении выражается просьба о предоставлении отпуска в иное время и излагается причина такого смещения. По правилам причина может быть выражена общей формулировкой «по семейным обстоятельствам» или «по личным мотивам». В заявлении обязательно проставляются новые сроки отдыха.

Любые изменения, вне зависимости от того, кто их инициировал, требуют добровольного согласия второй стороны. Если согласие получено, то на основе изданного о переносе приказа в график вносятся изменения.

Уведомление работника об отпуске

В статье 123 ТК РФ пункте 3 говорится, что работодатель обязан каждому работнику выдать предварительное уведомление о начале отпуска.

Для выполнения предписанного действия наниматель обязан знать:

  1. За сколько дней следует вручать уведомление.
  2. Как должен выглядеть сам бланк.

Ответ на первый вопрос содержится в самой статье 123, там четко оговаривается, что уведомить работника следует в строго отведенные сроки до начала отдыха по графику отпусков. Что касается формы и бланка уведомления, то в трудовом законодательстве нет утвержденного бланка. Его разработка – это обязанность организации.

Обратите внимание, что уведомление полностью исключается, в случае если работник инициирует перенос ранее утвержденных сроков о выходе на ежегодный отдых.

Не вовремя выданное уведомление или вообще его отсутствие может повлечь за собой некоторые неприятности для организации.

В частности законодательные нормы позволяют работнику, не получившему за 2 недели такое оповещение для ознакомления, оформить перенос ранее утвержденных сроков по своему усмотрению.

При таком переносе наниматель не сможет участвовать в установлении сроков начала и окончания отдыха.

Форма и содержание

Уведомление о начале отпуска не имеет унифицированной формы. Данный бланк считается обязательным в документации организации и должен разрабатываться на предприятиях в индивидуальном порядке. Главное, чтобы при разработке бланка учитывались все обязательные пункты, которые должны освещаться в документах такого плана.

Форма бланка имеет много схожего со стандартными заявлениями. Чтобы не ошибиться при подготовке документа, в извещениях необходимо указывать следующую информацию:

  1. Название предприятия.
  2. Дата его составления и присвоенный ему индивидуальный порядковый номер.
  3. ФИО будущего отпускника, его должность и наименование подразделения, к которому он относится.
  4. Название бланка.
  5. Текст извещения начинается с отсылки на статью 123 ТК РФ.
  6. Указываются крайние даты отпускного периода.
  7. Прописывается количество календарных дней отпуска.
  8. Дается информация о необходимости письменного ознакомления с полученным оповещением.

На крупных предприятиях существует кадровая служба, которая готовит данные бланки, а подписывает их начальник ОК. Также право подписи данных извещений имеет руководитель организации.

После получения извещения отпускник ставит свою подпись как свидетельство того, что он его получил и прочитал. Уведомление после подписи возвращается в кадровую службу и подшивается в отдельную папку, где и хранится на протяжении пяти лет.

Срок вручения уведомления

Извещение на отпуск должно выдаваться работникам в строго установленные сроки. Наниматель по закону обязан ознакомить каждого отдельного сотрудника раньше двух недель до начала отпуска.

Как правильно вручить извещение? Делать это необходимо лично в руки. Обычно для вручения уведомления сотрудника вызывают в отдел кадров, где он и подписывает документ.

Такой метод очень удобен, ведь бланк не потеряется, а также можно гарантировать своевременность вручения извещения отпускнику. Однако к данному способу прибегнуть получается не всегда.

Иногда проблема заключается в том, что человек отсутствует на рабочем месте по причине болезни, командировки или при оформленных днях за свой счет.

В этом случае можно поступить двумя путями:

  1. Вручить оповещение раньше крайне оговоренного срока. Это не возбраняется законом, но возможно, только когда отсутствие планировалось заранее.
  2. Послать бланк по почте.

Последний пункт иногда является единственно возможным, но имеет несколько ограничивающих моментов. Во-первых, следует уточнить, где именно находится сейчас работник, ведь письмо может быть не получено вовремя. Во-вторых, его отправка должна учитывать время доставки, то есть письмо высылается с запасом, чтобы не пропустить крайние сроки.

Иногда работодатели практикуют личное вручение на дому с помощью курьера, что, несомненно, позволяет избежать неприятных моментов.

Судебная практика

Судья Миасского городского суда Челябинской области рассмотрел дело, которое было возбуждено на основании иска, полученного от консалтинговой фирмы.

Суть претензий заявителя заключалась в том, что в ходе проверки внутренней документации проверяющие выявили ряд нарушений, за что компания была подвергнута административному наказанию в виде штрафа. Компания несогласна с вынесенным наказанием, так как считает, что выявленные нарушения по своей тяжести не соответствуют установленному наказанию.

Проверяющие органы выявили нарушения по следующим аспектам:

  1. Несвоевременная выплата отпускных компенсаций.
  2. Отсутствие уведомлений работников о начале отпускных периодов.

В ходе судебного расследования представитель организации смог доказать, что:

  1. Задержка выплаты компенсации была минимальной и компенсировалась компанией в соответствии со всеми правилами начислений.
  2. Извещение об отпуске производилось путем ознакомления сотрудников с графиком и приказами о начале указанных периодов.

Кроме того, ни один работник не жаловался на компанию за причиненные неудобства.

Рассмотрев доводы сторон, суд постановил отменить установленный штраф и заменить его устным замечанием.

Решение от 30 августа 2016 г. по делу № 12-151/2016

Образцы документов

Образец уведомления об отпуске

Источник: http://znatoktruda.ru/otpusk/uvedomlenie/

Юрист Комаровский
Добавить комментарий