Образец уведомления работника о дате начала отпуска в 2019 году

Предоставление трудовых отпусков в 2019 году: от А до Я

Образец уведомления работника о дате начала отпуска в 2019 году

Главой 19 Трудового кодекса РФ (далее по тексту — ТК РФ) предусмотрено, что все работники имеют право на ежегодные отпуска с сохранение среднего заработка. Согласно ст.

115 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка продолжительностью 28 календарных дней.

Некоторым работникам предусмотрены удлиненные очередные отпуска, например, таким категориям как:

При этом работодатель вправе по своей инициативе увеличить продолжительность отпусков и иным категориям работников.

Отпуска предоставляются на основании графика отпусков, который утверждается не позднее, чем за две недели до наступления календарного года работодателем и обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков необходимо учесть пожелания работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время. К таким работникам относятся:

Так как перечисленные выше работники имеют право на отпуск в удобное для них время у них необходимо уточнить, когда они планируют пойти в отпуск.

Если работник не подпадает под льготную категорию, работодатель вправе запланировать ему отпуск в любое время.

Согласно ст.125 ТК РФ по соглашению сторон между работником и работодателем отпуск может быть разделен на части, но так, чтобы одна из частей разделенного отпуска была не менее 14 календарных дней. Оставшаяся часть отпуска делится на любые части.

Однако, согласно разъяснениям чиновников, изложенным в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 17.07.2009 № 2143-6-1, работодатель, не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей.

Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора. Данную норму следует учесть при составлении графика отпусков.

Если работодатель будет делить отпуск на части, то обязан уточнить у работника согласен ли он разделить отпуск.

График отпусков всегда внимательно проверяют сотрудники инспекции по труду. Если в организации его нет, за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Если трудовые отношения заключены после утверждения графика отпусков, то отпуск предоставляется по правилам ст.122 ТК РФ.

У таких работников право на отпуск возникает по истечении шести месяцев работы, а у некоторых и ранее (у беременных, несовершеннолетних, доноров и т.п.).

По договоренности сторон отпуск может быть предоставлен и раньше шести месяцев всем категориям работников (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). В данных ситуациях отпуск предоставляется на основании заявления работника.

При приближении отпуска, несмотря на то, что пришло время отпуска по графику отпусков, о времени начала отпуска работодатель обязан каждого работника известить под роспись не позднее, чем за две недели до его начала.

При этом, формы и способы уведомления работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. N 1693-6-1). Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.

Затем оформляется приказ на отпуск. Форму приказа можно использовать утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Так же можно использовать произвольную форму приказа на отпуск. С приказом на отпуск работник знакомиться под роспись.

Писать заявление на отпуск по графику не нужно. Заявление потребуется только в случае, если отпуска в графике не было. Например, при предоставлении отпуска работнику, принятому в текущем году. Либо если отпуск используется с согласия работодателя не по графику.

В табеле учета рабочего времени дни отпуска отражаются кодом «ОТ» или «09».

Так же необходимо заполнить личную карточку Т-2. В личной карточке делается отметка об отпуске в разд. VIII.

Согласно статьи 114 ТК РФ за работником сохраняется средний дневной заработок при любом режиме работы и при любой системе оплаты труда. Средний заработок сохраняется на все календарные дни отпуска.

В число календарных дней отпуска не включаются праздничные дни, установленные ст.112 ТК РФ. Праздничные дни просто увеличивают время отдыха (ст.120 ТК РФ).

Средний заработок для отпускных определяется по правилам ст.139 ТК РФ, а особенности определения среднего заработка прописаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение № 922)).

Формула расчета среднего дневного заработка:

Справочно:

Если в расчетном периоде присутствуют месяцы, не полностью отработанные, то среднемесячное количество календарных дней, нужно определить расчетным путем:

Средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

В средний заработок при расчете отпускных включаются все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда у данного работодателя (п.2 Положения № 922):

Не участвуют в исчислении среднего заработка выплаты социального характера, не связанные с трудовой деятельностью работника, например: материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения и т.д.

Сумма отпускных будет равна:

Зачастую работодатели поощряют работников путем выплаты премий за различные показатели. Премии по итогам работы периода времени: месяца, квартала, полугодия, года и т.д. Премии за выполнение заданий, объема работ. Различные единовременные премии за личные показатели или к праздничным и юбилейным датам.

Все эти премии будут участвовать при определении среднего заработка при условии, что они предусмотрены системой оплаты труда, то есть предусмотрены каким-либо локальным нормативным актом: положением об оплате труда, положением о премировании, коллективным договором, либо иным локальным актом.

При определении среднего заработка премии участвуют с учетом особенностей, установленных п.15 Положения № 922.

Премии и вознаграждения по итогам месяца участвуют, если они фактически начислены в расчетном периоде не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода. Причем будут участвовать в фактически начисленной сумме, при условии, что начислялись пропорционально отработанному времени в месяце.

Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц также участвуют при определении среднего заработка, если начислены в расчетном периоде, не важно за какой начислялись.

Например:
Сотрудник уходит в отпуск в июле 2019 года. Расчетный период для определения среднего заработка будет с июля 2018 года по июнь 2019 года. В июле 2018 года сотруднику начислена премия за 2 квартал 2018 года. Так как факт начисления премии июль 2018 года попадет в расчетный период данная премия будет участвовать при определении среднего заработка.

Данные премии будут учитываются в зависимости от продолжительности периода, за который они начислены если период, за который они начислены, не превышает продолжительность расчетного периода, то учитываются премии, фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, а если период, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то премии учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Например:
Сотрудник уходит в отпуск в июле 2018 года. Расчетный период для определения среднего заработка будет с июля 2018 года по июнь 2019 года.

В январе 2019 года была начислена премия за успешное выполнение проекта, срок выполнения которого приходился на июль 2017 года по декабрь 2018 года. Получается, что премия начислена за период 18 месяцев, а средний заработок определяется из расчетного периода 12 месяцев.

В данном случае начисленную премию нужно учесть при определении среднего заработка в месячной части, то есть разделить на 18 и умножить на 12.

Премии и иные вознаграждения по итогам работы за год учитываются в полном объеме независимо от времени начисления вознаграждения, то есть они не обязательно должны быть начислены в 12-ти месяцах расчетного периода. Премии участвуют начисленные по итогам работы за предшествующий календарный год.

Если премия за год начислена после начала отпуска, отпускные нужно пересчитать с учетом годовой премии и доплатить (Письмо Роструда от 03.05.2007 N 1253-6-1).

Источник: https://pravovest-audit.ru/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet/predostavlenie-trudovyh-otpuskov-ot-do-ya/

Уведомление об отпуске: образец 2019 | как оформить

Образец уведомления работника о дате начала отпуска в 2019 году

Информирование о начале отпуска — это важная составляющая часть всего процесса. Узнайте о том, в каких случаях необходимо отправлять уведомление работникам, как его правильно оформить, скачайте образец документа

Обязательно ли уведомление работника о начале отпуска

Порой у руководителей возникает вопрос – всегда ли нужно письменно уведомлять служащего о том, что ему пора уходить в отпуск.

Ведь существует график отпусков, а ответственный кадровик всегда вовремя напомнит директору о необходимости издать соответствующий приказ. В этом вопросе следует ориентироваться на ст.

123 ТК РФ, которая предписывает обязательное уведомление работника о начале его отпуска под роспись.

Другой вопрос – в каком виде руководитель это сделает, ведь законодательство не предусматривает унифицированных форм уведомления. Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 предлагает несколько вариантов оповещений, и неважно, какой из них выберет компания, важно лишь одновременное соблюдение двух условий:

  • уведомление не менее, чем за две недели до начала отпуска;
  • обязательная роспись служащего об ознакомлении.

Далеко не на каждом предприятии соблюдается порядок заблаговременных извещений об отпусках, возможно, руководство не до конца осознаёт серьёзность этого документа.

А между тем, при проверке документации компании инспектор потребует предоставить уведомления, и их отсутствие или нарушение сроков оповещения повлечёт за собой административную ответственность в соответствии со ст. 5.

27 КоАП, даже если отпуск фактически был предоставлен в срок.

В каких случаях применяется

Когда речь идёт об отпуске, имеется в виду не только ежегодный оплачиваемый отдых, но и прочие разновидности отпусков.

Вид отпускаНужно ли уведомлениеПримечание
По графику+Если в графике указан только месяц отпуска, без точной даты его начала, уведомление направляется работнику за две недели до 1 числа отпускного месяца.Если определена конкретная дата, то сотрудник оповещается за две недели до неё.
Не по графикуЕсли служащему понадобилось перенести свой отпуск на другое время, он пишет об этом заявление на имя директора. При положительном решении о переносе отдыха уведомлять сотрудника не требуется.
За свой счет (по инициативе работника)Обычно надобность в таком отпуске появляется неожиданно, и приказ о его предоставлении издается на основании заявления отпускника, без оформления уведомления.
За свой счет (по инициативе работодателя)+Весь персонал, отправляемый по воле начальника в неоплачиваемый отпуск, должен быть предупрежден об этом в обязательном порядке.
АвансомДаётся по просьбе служащего, обычно в срочном порядке, в связи с чем напоминать ему об отпуске нет необходимости.

Как правильно оформить

Как уже упоминалось, утвержденной формы уведомления работника о начале отпуска в 2019 не существует, и руководитель вправе разработать ее самостоятельно в виде извещения, ведомости, либо воспользоваться формой Т-7 (график отпусков) с дополнительными графами для проставления даты и подписи. Если принято решение о разработке собственного бланка, помочь в его составлении может алгоритм:

Шаг 1. Оформляем шапку, указываем полное название компании.

Шаг 2. Пишем реквизиты: дата, исходящий номер, место составления.

Шаг 3. Указываем адресата: ФИО, должность, структурное подразделение отпускника.

Шаг 4. Озаглавливаем документ: Уведомление об отпуске по графику

► Как поступить, если работник отказывается идти в отпуск по графику

Шаг 5. В основной части напоминаем о датах начала и окончания отпуска. Здесь же дается ссылка на ст.123 ТК РФ.

Шаг 6. Указываем основание отдыха: график отпусков, утвержденный приказом (с указанием реквизитов приказа).

Шаг 7. Берем автограф директора.

Шаг 8. Берем подпись отпускника об ознакомлении с уведомлением, указываем дату.

Даты издания извещения и ознакомления могут совпадать или разниться. Главное, чтобы первая была не позднее второй, а вторая – не менее двух недель до указанного начала отпуска.

Помарки, исправления и ошибки не допускаются, если избежать их не удалось, документ нужно переделать.

Составляется уведомление работника о начале отпуска в двух, а возможно, и более, экземплярах, один из которых остается у работника, второй у руководства. При необходимости дополнительный экземпляр передается в отдел кадров.

Скачать образец >>>

Как ознакомить сотрудника

Ознакомить работника с уведомлением об отпуске по графику отпусков в 2019 можно двумя способами:

  1. Лично: вручить ему бумаги, получить подпись, один экземпляр оставить у него.
  2. Удаленно: заказным письмом с уведомлением (если человек находится в командировке или на больничном). Составлением удаленного оповещения нужно озаботиться заблаговременно, поскольку датой ознакомления считается не дата отправки письма, а дата его получения – здесь важно не упустить установленный срок в две недели.

Если по каким-то причинам служащий отказывается ознакомиться с извещением, придется составлять акт об отказе – он послужит доказательством того, что директор всё сделал по закону. Если не был соблюден порядок уведомления об отпуске, работник может совершенно справедливо создать проблемы своему работодателю: перенести отпуск на другое время (ст. 124 ТК РФ); пожаловаться в ГИТ.

Журнал регистрации уведомлений и срок их хранения

Обязательность ведения журнала регистрации уведомлений в 2019 законодательно не предусмотрена. Тем не менее, для систематизации и облегчения возможного поиска удобно заносить каждое уведомление в специальный реестр.

Можно купить готовый журнал или самостоятельно разработать собственную форму. Во втором случае следует придерживаться общих правил оформления журналов. Титульный лист должен содержать название компании, наименование реестра, даты начала и завершения ведения.

Внутри обозначаются лица, ответственные за заполнение. Основная часть составляется в виде таблицы с графами:

  • номер п/п;
  • дата составления;
  • регномер документа;
  • название уведомления, поясняющее его суть;
  • ФИО и должность адресата;
  • дата ознакомления.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/11440-17-m8-predostavlenie-otpuska-strogo-po-grafiku

Как составить уведомление о начале отпуска

Образец уведомления работника о дате начала отпуска в 2019 году

Уведомление о начале отпуска призвано известить работника о дате начала его отдыха, который положен ему по закону. Он выдается на определенный срок ежегодно и является оплачиваемым.

Подобное уведомление должно быть отправлено получателю за две недели до начала отпуска. Исключение — случаи, когда сотрудник решил пойти в отпуск по заявлению.

Составляется документ для каждого работника в письменном виде. Законодательство разрешает оповещать об отпуске в одном отделе при помощи тетради. В ней указываются фамилии сотрудников, даты отпусков. При этом каждый работник должен поставить в тетради роспись.

Если не уведомить сотрудника о начале отпуска заранее, то он вполне может попросить отложить его. А в случае отказа в ознакомлении с расписанием отпуска — на сотрудника составляют соответствующий акт.

Характеристика и сфера применения

Трудовой кодекс гарантирует каждому официально устроенному на работу гражданину наличие отпуска, в ходе которого за ним будет сохранено его рабочее место.

Существует несколько типов подобного “отдыха от работы”:

  • ежегодный — оплачивается компанией;
  • дополнительный;
  • связанный с обучением, повышением квалификации;
  • за собственный счет;
  • декретный — в случае беременности;
  • для ухода за ребенком.

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, руководство обязано составлять уведомления об отпуске и оповещать своих сотрудников о его начале. При этом делается это в соответствии с составленным графиком отпусков.

Создание очередности отпусков производится в последний месяц уходящего года. Даты отдыха лучше согласовать с трудящимися. Однако часто случается так, что человеку приходится идти в отпуск в неудобное ему время, не получив при этом уведомления заранее. Если такое случилось — необходимо требовать переноса срока отдыха.

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Особенно важно создать сбалансированный график для предприятий, которые работают в непрерывном конвейере. Поскольку процесс такого предприятия сложно остановить, уведомления — необходимая часть работы компании.

Общие требования

Главным требованием к уведомлению является его своевременность. Оповестить о дате отпуска трудящегося необходимо за две недели до начала отдыха. На крупных предприятиях графики с датами отпусков составляются в конце года на следующие 365 дней для всех работников.

Уведомление о начале отпуска играет большую роль как в плане рабочего ритма, так и в сфере бухгалтерии. Если не составить план отпусков заранее, то в случае сокращения отпуска бухгалтерия не сможет быстро начислить работнику нужную плату. Тогда сотрудник имеет право подать в суд за задержку платежа.

Нарушение сроков оповещения приводит к изменению графика и переносу даты отпуска на удобный для работника период.

Оформляется уведомление в письменной форме и на бумаге. После того, как сотрудник получил документ и ознакомился с ним, он обязан поставить на нем подпись. Это подтверждает факт его ознакомления со сроками своего отпуска и согласия с ними.

Четкий требований и структуре уведомления не предусмотрено. Таким образом Трудовой кодекс РФ разрешает составлять бумагу. Используется произвольная форма заполнения.

Скачать бланк уведомления о начале отпуска

Существует два способа оформления документа. В первом случае бумагу издает бухгалтерия в двух копиях. Одно уведомление остается у работника, а второе возвращается с подписью в бухгалтерию.

Второй вариант — разработать график отпусков с таблицей для отметок. Тогда, при ознакомлении с бумагой каждый ставит подпись напротив своей фамилии. Возможно и создание обычного текстового документа, под которым подписываются все сотрудники. Бланк подобных документов можно найти в открытом доступе.

Бланк уведомления о начале отпуска

Графики и необходимость

Составление уведомления об отпуске для работника обязательно поможет в налаживании рабочего процесса. Поскольку правильность всех бумаг и последовательная очередность отпусков позволит гарантировать порядок начислений заработной платы и убережет от нарушений Трудового кодекса.

Уведомление должно содержать такие позиции:

  • название компании;
  • наименование документа и его номер;
  • дата составления бумаги;
  • ФИО сотрудника;
  • указание должности, которую занимает работник;
  • срок начала и конца отпуска;
  • общее количество календарных дней в отпуске.

Скачать образец уведомления о начале отпуска

На данной бумаге должны присутствовать подписи самого работника и руководителя. В случае отказа сотрудника ставит на документе свою подпись, следует составить акт. Он станет свидетельством в судебных разбирательствах.

Существует ряд специальных программ для предпринимателей, которые содержат готовые формы бумаг. К примеру, 1С 8.2 умеет автоматически формировать уведомления.

Согласно КоАП РФ, статьи 5.27, оформление бумаги необходимо в случае планового ежегодного отпуска.

В практической деятельности встречаются ситуации, когда работник пишет заявление на предоставление отдыха в другой период времени.

Если руководство компании не имеет претензий и переносит дату, то составлять уведомление не нужно, поскольку это бессмысленно. Подпись на заявлении с просьбой переноса даты отпуска — уже доказательство осведомленности.

Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

Каждое предприятие должно организовать свой процесс предоставления отпусков, учитывая нюансы работы. Такой подход позволит не нарушать ритм работы и составить приемлемый для всех сотрудников график.

Детали оформления уведомления о начале отпуска

Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:

Название компанииФизическое лицо указывает здесь свои фамилию и инициалы. Для юридических лиц необходимо написать полное название. Если учредительные документы предполагают какие-либо сокращенные варианты — их тоже вписывают. Размещается надпись в левом углу бланка вверху.
Данные работникаЭта информация должна занимать верхний угол вверху. Сначала пишут должность, а потом ФИО сотрудника — в родительном падеже.
ТекстЭто поле содержит информацию о начале и окончании отпуска и о его виде.
ПодписьОбе стороны ставят отметки об ознакомлении с бумагой.
Направление документа в делоВ низу бумаги — в левом углу об этом ставят отметку.

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.

Регистрация и хранение документа

Любое предприятие обязательно должно иметь специальный журнал. В нем хранятся данные о том, какие уведомления и кому были выданы.

Существуют такие виды сообщений:

  • о начале реорганизации;
  • об оформлении объяснительных;
  • о переводах сотрудников в другие отделы;
  • о том, что были изменены условия работы;
  • о предоставлении отпуска.

Регистрация уведомлений и правильное ведение журнала позволит легко найти любые данные об отпуске.

Изначально следует заполнить титульную сторону документа.

На главной странице должны присутствовать такие данные:

Название учрежденияПри этом указывается официальное полное имя и в скобках возможные сокращения.
Наименование данного документаЕму также следует присвоить имя.
ДатыНа “титулке” указывают как время начала ведения журнала, так и дату окончания его заполнения. Это поможет найти информацию за определенный период времени.

Далее проводится внесение сведений о сотрудниках компании, на которых лежит ответственность за заполнение журнала и учет уведомлений.

Универсального формата для подобных документов нет. Поэтому каждая организация, исходя из своих особенностей, может включать в него какие-то специфические данные.

Чаще всего организации используют образец со следующими шаблонными позициями:

  • наименование бумаги;
  • дата составления;
  • номер, присвоенный после регистрации;
  • выдержка текста уведомления;
  • должность и ФИО сотрудника, которому присвоено уведомление;
  • дата ознакомления с бумагой;
  • данные о реакции сотрудника на данный документ.

Журнальные листы необходимо отпечатать и проставить на них нумерацию. Обязательной является прошивка всех листов. Руководство учреждения должно подписать документ и поставить на нем печать.

Сроки хранения подобной документации зависят от Перечня типовых управленческих документов. В данном акте говорится о том, что приказы и извещения должны храниться в течение 5 лет.

Для этого нужно отвести специальное место под архив, где будут лежать похожие бумаги. В случае завершения предпринимательской деятельности следует сдать архивные документы в территориальный архив. Порядок проведения данной процедуры нужно будет узнать там же.

Отличия в зависимости от должностей

В 2019 году предусмотрено, что для большинства сотрудников уведомления составляются в обычном порядке. Но есть категории должностей, которые влияют на оформление данной бумаги.

Особенным будет составление отпускного графика для совместителей — дни отпуска по основному месту работы и по совместительству должны совпасть. Поэтому сотрудник предоставляет бухгалтеру справку с основного рабочего места о начале и окончании отпуска. На основании этого документа и составляется график отпуска.

Если трудящийся не заработал отпуск в полном объеме, то дни, которых не хватает, добавляют за счет самого сотрудника — т.е. оставляют не оплаченными. То, за сколько дней оплатят отпуск зависит от отработанных часов. Поскольку совместитель сам заинтересован в совпадении сроков отпуска с основным местом труда, составлять отдельное уведомление для него не нужно.

Но существуют ситуации, когда совместитель не предоставил нужной информации о дате начала и конца своего отпуска по основному месту работы.

Тогда бухгалтер рассчитывает отпускные дни по графику в общем порядке. При этом составление уведомления — обязательно. И вручить его следует, как и другим сотрудникам, за две недели до начала отпуска.

Это обезопасит компанию от возможных проблем с юридической точки зрения.

Что же касается генерального директора, то трудовое законодательство не предполагает разграничения уровней сотрудников по должностям. Поэтому оформление уведомлений о предстоящем отпуске будет для всех трудящихся организации одинаковым.

Директор также должен быть уведомлен об отпуске за две недели до начальной даты и поставить роспись в соответствующем документе. При этом допускается одновременно оформить приказ на отпуск и уведомление. Так что проставка подписей также будет происходить в один момент.

Образец заполнения уведомления о начале отпуска

Случаи отказа сотрудника

Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.

Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.

При наличии такой бумаги компания полностью освобождена от ответственности — ведь все данные зафиксированы как в уведомлении, как и в акте об отказе. Любые юридические вопросы можно будет решить с помощью этой бумаги.

Однако составлять акт необходимо в соответствии с правилами. И главным из них является присутствие свидетелей. Нужно позвать нескольких сотрудников фирмы и под их наблюдением оформлять акт отказа. Это требование позволит получить, в случае необходимости, свидетелей правомерности составления данного документа.

Все бумаги вносятся в перечень журнала учета уведомлений.

Уведомление — один из основных документов в оформлении отпуска сотрудникам. Поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому работнику и такое право охраняется государством, следует ответственно подойти к составлению бумаг для него.

Нарушение законодательства ведет к проблемам с трудовым кодексом. А сбой в расчете оплаты на время отпуска может стать причиной для судовых разбирательств.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhuchetpro.ru/uvedomlenie-o-nachale-otpuska/

Уведомление на отпуск, образец

Образец уведомления работника о дате начала отпуска в 2019 году

Тема: График отпусков (Графік відпусток).

01. Об обязательности уведомления работника o начале отпуска

02. Форма уведомления

03. Как составлять уведомление, пример

04. Штрафы за неуведомление pаботников о начале отпуска

01. Об обязательности уведомления работника o начале отпуска

Согласно части одиннадцатой cтатьи 10 Закона об отпусках, pаботодатель обязан письменно предупредить сотрудника о времени начала отпуска нe позднее, чем за 2 нeдели до начала отпуска.

Если предельная двухнедельная дата сообщения об отпуске приходится на выходной или праздничный (нерабочий) день, то последним допустимым днем окончания срока cчитается ближайший предыдущий рабочий день (этот день для каждого работника может быть разным, в зависимости от того, работает oн по пятидневному графику работы или по шестидневному).

Нарушение срока такого уведомления даст возможность работнику требовать переноса oтпуска на другой период (смотрите пункт 03.5 сборника Перенос отпуска / Перенесення відпустки).

Обязанность работодателя уведомлять сотрудника o начале отпуска касается только ежегодных отпусков [смотрите тему Ежегодный отпуск]. Сообщать о начале других отпусков, которые отражены в графике отпусков законодательство не требует.

02. Форма уведомления

Нет установленной формы уведомления об отпуске ни в одном нормативном акте.

Письменным уведомлением о дате нaчала отпуска может служить как отдельно cоставленный документ произвольной формы, тaк и подпись работника oб ознакомлении в приказе о пpедоставлении отпуска [смотрите сборник Приказ на отпуск], выданном работодателем за две недели дo его начала.

Этот вариант признан допустимым в письме Минсоцполитики №42/13/133-08 oт 03.03.2008).

03. Как составлять уведомление, пример

Письменное уведомление на отпуск целесообразно составлять в двух экземплярах:

01) один — для работника,

02) второй (с отметкой об ознакомлении работника) — для кадровой службы работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=OXeNJMniFtQ

При этом важно:

01) рядом c подписью об ознакомлении нужно ставить дату ознакомления;

02) ознакомить сотрудников с графиком надо не только после его утверждения, а и за 2 недели дo даты начала отпуска каждого из работников.

Просмотреть 73  примера 

Тем самым они бyдут своевременно уведомлены о вpемени начала своего отпуска.

Кроме того, можно направлять работнику не позднее 2 недель дo начала отпуска отдельный документ.

Смотрите Пример уведомления на отпуск >>>.

Этот вариант сравнительно с пpедыдущими имеет ряд преимуществ:

01) сотрудник получает информацию о cебе и не видит «лишнего»;

02) если у работника изменились обстоятельства и он хотел бы пeренести свой отпуск, то в дaнном документе он сможет отразить это;

03) можно разработать данную форму таким образом, чтобы уведомлять об отпуске еще и непосредственного руководителя будущего работника, который сможет оценить пeрспективы и, возможно, внести свои коррективы;

03) кто бы ни являлся инициатором переноса отпуска, другая cторона должна иметь возможность изложить письменно свою позицию.

БОНУС: Скачaйте справочник «Отпускные + Компенсация отпуска».

04. Штрафы за неуведомление pаботников о начале отпуска

Представители Гоструда расценивают отсутствие уведомления об отпуске как «нарушение прочих требований трудового законодательства», за что работодателю угрожает штраф в размере oдной минимальной зарплаты согласно абз. 8 ч. 2 статьи 265 КЗоТ.

Размер такого штрафа не зависит oт количества работников, относительно которых допущено нарушение. Он применяется за совокупность «нарушений прочих требований трудового законодательства», а не за каждое отдельно (это подтверждалось в письме Гоструда N828/4.3/4.1-ДП17 oт 25.01.2017.

Отсутствие уведомлений также грозит административным штрафом должностным лицам работодателя в размере oт 510 до 1700 гривен согласно ч. 1 статьи 41 Кодекса об административных правонарушениях.

В случае повторного совершения такого же нарушения на протяжении года или совершение такого нарушения относительно несовершеннолетнего, беременной женщины [смотрите Труд беременных и Пособие по беременности, родам], одинокого отца, матери [читайте тему Праця матерів] или лица, которое их зaменяет и воспитывает ребенка в вoзрасте до 14 лет или pебенка с инвалидностью, штраф может составлять от 1700 до 5100 гривен. Дополнительно смотрите сборник Проверки инспекции по труду и Штрафы: нарушение трудового законодательства.

Другие страницы по теме «Уведомление на отпуск»:

01) Расчет отпускных,

02) Компенсация за неиспользованный отпуск,

03) Выплата отпускных,

04) Пример расчета отпускных,

05) Резерв отпусков,

06) Учет отпускных,

07) Корректировка отпускных,

08) Расчет компенсации неиспользованного отпуска.

09) Заявление на отпуск.

10) Продолжительность отпуска.

11) Отпуск за свой счет.

12) Додаткова відпустка.

  • < Деление отпуска
  • Навчальна відпустка >

Источник: http://www.buhoblik.org.ua/kadry-zarplata/otpuska/2533-uvedomlenie-na-otpusk.html

Уведомление об отпуске по графику: образец скачать

Образец уведомления работника о дате начала отпуска в 2019 году

Трудовой кодекс обязывает работодателя извещать сотрудника о начале отпуска по графику не позднее, чем за две недели. В каком виде это должно быть сделано, закон не уточняет. Мы рассказываем вам о различных формах уведомления об отпуске, которые могут применяться в организации.

Смотрите и скачайте образец уведомления сотрудника об отпуске по графику в нашей статье. А если сотрудник отказывается подписывать уведомление, составьте акт об этом, образец документа также есть в статье.

Отпуск по графику

В ТК РФ в ст.123 всем работодателям предписано определять очередность предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых отпусков путем составления графика (форма Т-7). В нем для каждого указывается дата наступления события и количество дней, которые положено отгулять.

Составлять этот документ нужно не позднее, чем за две недели до начала года, то есть в середине декабря.

Планировать на год вперед довольно трудно, часто обстоятельства вынуждают отменять или переносить отпуска, для этого в форме Т-7 предусмотрены графы, в которых проставляются соответствующие отметки и даются ссылки на документ-основание.

После внесения всех данных график согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководством. С этого момента документ становится обязательным для обеих сторон.

Ни работодатель, ни сотрудник не вправе в одностороннем порядке отменить или перенести отпуск, подобные действия должны быть согласованы. ТК РФ обязывает руководителя организации предупреждать работников под роспись о начале отпуска не позднее, чем за две недели.

Несоблюдение этого срока дает право требовать переноса ежегодного отдыха на другое время.

 Обратите внимание! В этом году ГИТ будет контролировать, чтобы работодатели утвердили график отпусков на 2019 год до 17 декабря.

Если графика не окажется или руководитель утвердит его позже положенного срока, инспекторы выпишут штраф до 50 000 рублей.

 Предлагаем девять карточек которые помогут организовать работу по подготовке графика, минимизировать конфликты и не нарушить права работников. Скачайте карточки и используйте как подсказки в работе.

Как уведомлять сотрудников о предстоящих отпусках

В законодательстве не сказано, как именно следует извещать сотрудников. В некоторых организациях принимают решение использовать для этого приказы о предоставлении отпуска (унифицированная форма Т-6). Скачайте пустой бланк приказа и образец заполнения:

Если подготовить приказ заранее, за две недели до начала отдыха, и ознакомить сотрудника под роспись, все формальности, которых требует ТК РФ, будут соблюдены. У такой формы есть свои недостатки.

Возможно, сотрудник, которого уведомили об отпуске, не захочет уходить в назначенную дату по личным или производственным причинам.

Если он обратится к работодателю с просьбой о переносе и получит согласие, приказ придется отменять.

Удобнее разработать форму и поручить ответственному сотруднику службы кадров контролировать график, выписывать уведомления тем, у кого подходит срок отпуска. Если работник отсутствует, например, болеет, находится в командировке, учебном отпуске, направлять извещение придется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Форма уведомления работнику об отпуске по графику

В письме Роструда от 30 июля 2014 года № 1693-6-1 предлагаются еще несколько вариантов оформления извещения о приближающемся начале очередного отпуска. Специалисты ведомства рекомендуют прикреплять к графику отпусков ознакомительные листы или ведомости. Для каждого работника в них предусмотрена отдельная строка. Можно сделать графы:

  • порядковый номер;
  • ФИО;
  • дата начала очередного отпуска;
  • дата предупреждения;
  • подпись работника;
  • ФИО и подпись кадровика.

Также Роструд считает возможным внести изменения в график отпусков (форма Т-7). Учитывая тот факт, что с 01.01.2013 года с вступлением в действие 402-ФЗ унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными, это будет вполне законно. Необходимо только включить измененную форму в учетную политику. В графике отпусков предлагается добавить графы 11 и 12:

  • графа 11 – подпись работника;
  • графа 12 – дата ознакомления.

Сотрудников нужно будет приглашать в отдел кадров и знакомить с графиком под роспись. Предложенными способами нельзя воспользоваться, если сотрудник отсутствует на работе и приходится извещать его по почте.

Если в организации приняли решение о разработке отдельного уведомления, в него следует включить следующую информацию:

  1. ФИО сотрудника.
  2. Основание для вручения уведомления (ссылка на ст. 123 ТК РФ).
  3. Даты начала и окончания отпуска.
  4. Продолжительность в календарных днях.
  5. Реквизиты графика отпусков (приказа об утверждении).
  6. ФИО руководителя или назначенного ответственного лица, выписавшего уведомление.

Заполнять бланк следует в двух экземплярах, на каждом из которых работник должен поставить подпись и дату. Один экземпляр выдается на руки, другой остается в организации, можно хранить его в личном деле работника или в другом месте. Регистрацию уведомлений можно вести в журнале произвольной формы, куда следует вносить не только извещения о начале отпуска, но и выданные по другим причинам.

Образец акта об отказе подписать уведомление о начале отпуска

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/103063-qqq-11-01-uvedomlenie-ob-otpuske-po-grafiku-obrazets

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Образец уведомления работника о дате начала отпуска в 2019 году

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Когда работнику нужно отправлять уведомление об отпуске?

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

бухпроффи

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

https://www.youtube.com/watch?v=VED1TFl9shA

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

  • Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
  • В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
  • Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

  • Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
  • Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
  • Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
  • Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Уведомление об отпуске за 2 недели образец скачать Word.

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике — его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Далее в правой части бланка указываются данные о сотруднике, кому передается документ — его Ф.И.О. и должность.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

  • Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
  • Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
  • Длительность периода в днях;
  • Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
  • Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (1 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/uvedomlenie-ob-otpuske.html

Юрист Комаровский
Добавить комментарий