Приказ об утверждении списка подотчетных лиц, имеющих право получать денежные средства (образец заполнения)

Выдаем деньги под отчет

Приказ об утверждении списка подотчетных лиц, имеющих право получать денежные средства (образец заполнения)

«Российский налоговый курьер», 2008, N 22

Пожалуй, ни одна организация не может обойтись без расходов за наличные. То нужно срочно купить канцелярские или хозяйственные товары, то направить сотрудника в командировку. Во всех этих случаях компании выдают своим сотрудникам деньги под отчет. Как правильно организовать расчеты с подотчетными лицами? Какими документами оформить? Можно ли выдать под отчет безналичные денежные средства?

Правила выдачи наличных денежных средств под отчет установлены в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее — Порядок) . В соответствии с п.

11 Порядка организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на нужды экспедиций, геолого-разведочных партий, отдельных подразделений, в том числе филиалов, не имеющих самостоятельного баланса и находящихся вне района деятельности головной организации. Размеры и сроки выдачи наличных определяет руководитель компании.

Документ утвержден Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.

Кому и на какой срок можно выдать деньги под отчет

Денежные средства под отчет выдаются не всем работникам организации, а лишь тем, кто является подотчетным лицом. Список таких лиц, как правило, устанавливается приказом или распоряжением руководителя организации.

Если из-за большой численности сотрудников, высокой текучести кадров или по другим причинам проблематично закрепить список конкретных сотрудников, в подобном приказе достаточно вместо фамилий работников назвать должности.

Приказ или распоряжение руководителя составляется в произвольной форме. Образец приказа приведен на с. 54.

Образец приказа об утверждении списка подотчетных лиц

—————————————————————————¬¦ Общество с ограниченной ответственностью «Нарцисс» ¦¦ ¦¦г. Москва 10 января 2008 г.¦¦ ¦¦ Приказ N 2 ¦¦ об утверждении списка ¦¦ подотчетных лиц ¦¦ ¦¦ В целях производственной необходимости ¦¦ Приказываю: ¦¦ ¦¦ 1.

Утвердить список должностей и сотрудников ООО «Нарцисс», имеющих¦¦право на получение подотчетных сумм в кассе организации на следующи妦цели: ¦¦ ¦¦—-T——————T—————T———————————¬¦¦¦N ¦Должность ¦Фамилия ¦Цели расходования подотчетных ¦¦¦¦п/п¦ ¦и инициалы ¦средств ¦¦¦¦ ¦ ¦работника ¦ ¦¦¦+—+——————+—————+———————————+¦¦¦1 ¦Генеральный ¦Растратов С.Н.¦Любые хозяйственно-операционные ¦¦¦¦ ¦директор ¦ ¦нужды ¦¦¦+—+——————+—————+———————————+¦¦¦2 ¦Заместитель ¦Сидоров Е.П. ¦Хозяйственные нужды (в том числе ¦¦¦¦ ¦генерального ¦ ¦срочное приобретение канцтоваров,¦¦¦¦ ¦директора по общим¦ ¦хозтоваров, экстренная оплата ¦¦¦¦ ¦вопросам ¦ ¦услуг сторонних организаций) ¦¦¦+—+——————+—————+———————————+¦¦¦3 ¦Старший ¦Михайлова О.А.¦Оплата услуг нотариусов, органов ¦¦¦¦ ¦юрисконсульт ¦ ¦государственной регистрации, ¦¦¦¦ ¦ ¦ ¦приобретение специализированной ¦¦¦¦ ¦ ¦ ¦юридической литературы ¦¦¦+—+——————+—————+———————————+¦¦¦4 ¦Секретарь-референт¦- ¦Почтовые и представительские ¦¦¦¦ ¦ ¦ ¦расходы ¦¦¦+—+——————+—————+———————————+¦¦¦5 ¦Менеджер ¦- ¦Срочная оплата услуг рекламных ¦¦¦¦ ¦по рекламе ¦ ¦агентств ¦¦¦L—+——————+—————+———————————-¦¦ ¦¦ 2. Установить, что деньги под отчет выдаются на срок не более 30¦¦календарных дней. ¦¦ 3. Обязать всех подотчетных лиц представлять в бухгалтерию авансовы妦отчеты не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был覦выданы подотчетные суммы. ¦¦ 4. Запретить передачу полученных под отчет наличных денежных средст⦦от одного работника к другому. ¦¦ 5. Разрешить подотчетным лицам в исключительных случаях использовать¦¦личные денежные средства для приобретения товаров, работ или услуг от¦¦имени и в интересах организации. Возмещать указанные расходы из кассы¦¦незамедлительно в день представления работником авансового отчета 覦подтверждающих документов. ¦¦ 6. Главному бухгалтеру Т.В. Карпенко не допускать выдачи наличных¦¦денежных средств под отчет работнику, который не отчитался по ране妦выданному ему авансу либо представил в бухгалтерию авансовый отчет, но н妦вернул в кассу неизрасходованную сумму. ¦¦ 7. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить нদзаместителя генерального директора по общим вопросам Е.П. Сидорова. ¦¦ ¦¦ Генеральный директор Растратов С.Н. Растратов ¦¦ ¦¦ С настоящим приказом ознакомлены: ¦¦ ¦¦——T————T—————————————-T————¬¦¦¦N ¦Подпись ¦Фамилия, инициалы и должность работника ¦Дата ¦¦¦¦п/п ¦ ¦ ¦ознакомления¦¦¦+—-+————+—————————————-+————+¦¦¦1 ¦Сидоров ¦Сидоров Е.П., заместитель генерального ¦10.01.2008 ¦¦¦¦ ¦ ¦директора по общим вопросам ¦ ¦¦¦+—-+————+—————————————-+————+¦¦¦2 ¦Карпенко ¦Карпенко Т.В., главный бухгалтер ¦10.01.2008 ¦¦¦+—-+————+—————————————-+————+¦¦¦3 ¦Михайлова ¦Михайлова О.А., старший юрисконсульт ¦11.01.2008 ¦¦¦+—-+————+—————————————-+————+¦¦¦4 ¦Антипова ¦Антипова Н.Н., секретарь-референт ¦14.01.2008 ¦¦¦+—-+————+—————————————-+————+¦¦¦5 ¦Никитин ¦Никитин А.В., менеджер по рекламе ¦14.01.2008 ¦¦¦+—-+————+—————————————-+————+¦¦¦6 ¦Габрилович ¦Габрилович В.К., менеджер по рекламе ¦17.07.2008 ¦¦¦L—-+————+—————————————-+————-¦

L—————————————————————————

Рисунок

В данном приказе целесообразно предусмотреть срок, на который выдаются подотчетные средства, и порядок представления отчетов об израсходованных суммах.

Несмотря на то что предельный срок, на который можно выдать деньги под отчет, законодательно не ограничен, следует устанавливать разумный срок (например, один месяц). В приказе также можно оговорить максимальный размер аванса.

Всех подотчетных лиц необходимо под роспись ознакомить с содержанием приказа (распоряжения) руководителя.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка).

Ежегодно переиздавать приказ об утверждении списка подотчетных лиц не нужно. Достаточно лишь дополнять его по мере изменения состава работников, а также доводить изложенную в нем информацию до сведения новых сотрудников.

Если подобного приказа в организации нет, то, по мнению налоговых органов , считается, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. Значит, расчеты по ним должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Источник: https://wiseeconomist.ru/poleznoe/41531-vydaem-dengi-otchet

Приказ о подотчетных лицах

Приказ об утверждении списка подотчетных лиц, имеющих право получать денежные средства (образец заполнения)

Как было сказано выше, распоряжение определяет перечень работников, которым будет предоставлено право получения из кассы организации денежных средств под отчет (на представительские и операционные расходы организации, для решения различных хозяйственных задач).

Также оно устанавливает:

  • время, на которое выдаются финансовые средства;
  • назначение денежных средств.

Кроме того, такое распоряжение используется для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, его наличие и содержание проверяют при камеральных проверках.

Этот документ достаточно оформить один раз, если не происходит изменений в составе подотчетных лиц. В случае, если их список меняется, составляется образец нового приказа на подотчет.

Понятие подотчетных денег

Так принято называть денежные средства, авансом выдаваемые сотруднику из кассы организации для оплаты нужд предприятия.

Размер сумм, которые можно выдать под отчет, указывается в приказе. Лимит расчетов (не более 100 000 руб. по одному договору) нужно учитывать только при расчете между организациями.

При этом все расходы, производимые сотрудниками за счет выданных таким образом денег, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Порядок выдачи средств под отчет

  1. Определяем список сотрудников, которые по служебной необходимости имеют право на получение денег из кассы предприятия или на банковскую карту.
  2. Издаем распоряжение, в котором, помимо перечня работников, прописываются цели пользования деньгами, выданными под отчет.
  3. Разовые выдачи под отчет могут оформляться отдельными распорядительными документами с указанием обязательных реквизитов (см. ниже).

Размер выдаваемых сумм не может быть выше лимита, указанного в приказе. Также сотрудник должен обязательно отчитаться о своих тратах.

Можно ли обойтись без приказа

Он необходим, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет.

Законодательно штрафы за неверное оформление выдачи денег под отчет не установлены. Но на практике в случае отсутствия распоряжения проверяющие органы (налоговая служба или трудовая инспекция) могут наложить штрафные санкции за нарушение кассовых правил (см. ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей;
  • на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Образец приказа о назначении подотчетных лиц 2019

Образец приказа на подотчетные суммы оформляется в произвольной форме. Чаще всего в единственном экземпляре. В нем нужно указать:

  • регистрационный номер и дату составления;
  • наименование компании;
  • полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, Ф.И.О.;
  • максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
  • цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Распоряжение должен подписать директор компании. Без его подписи оно считается недействительным.

Свои подписи должны поставить:

  • лица, указанные в документе и наделенные правом получать деньги под отчет;
  • работники, ответственные за выполнение приказа.

Этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Заверять его печатью необязательно.

Так как такое распоряжение относится к документам по основной деятельности, хранить его нужно постоянно.

Скачать

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2019

В случае, если определенную денежную сумму необходимо выдать одному из сотрудников предприятия, составляется распоряжение о выдаче подотчетных сумм.

В приказ о сроках отчета по подотчетным суммам нужно вписать следующие данные:

  • наименование организации;
  • наименование приказа;
  • его номер, дату, место составления;
  • обоснование и основание для создания приказа;
  • на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
  • максимальный размер сумм;
  • период, на который они могут выдаваться;
  • работника, который имеет право получать в кассе необходимые денежные средства;
  • ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

Документ должен быть подписан главой предприятия, работником, обладающим правом на получение денег под отчет, и лицом, ответственным за исполнение распоряжения. Также реквизиты указа следует зафиксировать в специальном учетном журнале.

Скачать

Источник: https://clubtk.ru/forms/bukhgalteriya-v-kadrakh/prikaz-o-podotchetnykh-litsakh

Авансовый отчет АО 1

Приказ об утверждении списка подотчетных лиц, имеющих право получать денежные средства (образец заполнения)

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.

Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит  заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.

Заполнение авансового отчета

1) Подотчетным лицом.
Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).

Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.

В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» в графе 5 или 6.

2) Бухгалтером.

Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию.

Авансовый отчет АО-1 (скачать образец, бланк). Как правильно оформить

Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В свою очередь перерасходованная сумма должна быть выплачена подотчетному лицу в установленном порядке по расходному кассовому ордеру.

Бланк авансового отчета (унифицированная форма № АО-1)

Образец заполнения лицевой стороны

авансового отчетаОбразец заполнения оборотной

стороны авансового отчета

Авансовые отчеты сводятся в реестр, для открытия которого необходимо выбрать пункт главного меню «Подотчетные лица\Авансовые отчеты». На экране появится форма, представленная ниже.

Слева расположена структура ЦБ (или же само учреждение). Правее находится реестр авансовых отчетов, представляющий собой таблицу, каждая строка которой содержит данные об авансовом отчете:

данные о дебетовой части «Выдано по документу» (дату, номер и сумму);
данные о кредитовой части  «Сумма кредита»;
остаток по предыдущим отчетам;

Переключатель-опция «Наполнение…» появляется на форме, если используется второй алгоритм наполнения авансовых отчетов, отраженный в настройках.

Столбец «Остаток по предыдущим отчетам» рассчитывается для каждого авансовго отчета по следующему алгоритму:

1. Фиксируется ФИО подотчетного лица.

2. Из базы данных берется информация обо всех авансовых отчетах данного сотрудника за прошлый период. Если у сотрудника было больше одного отчета за один день, то анализируется номер авансового отчета. (Не следует все авансовые отчеты одного и того же сотрудника регистрировать под одним номером и одной датой).

3. Далее идет анализ данных по схеме:

— = .

Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)

Полученная сумма записывается в поле «Остаток по предыдущим отчетам».

Данный столбец может и не рассчитываться. Для этого необходимо выключить соответствующую настройку, тем самым ускорив работу с реестром.

В нижней части формы «Реестр авансовых отчетов» размещены фильтры для задания параметров отбора и функциональные кнопки.

При выделении в структуре ЦБ какой-либо организации, ее расчетные счета добавляются в список счетов, расположенный справа внизу.

По умолчанию реестр авансовых отчетов загружается из базы данных за текущий месяц, что отражается в значениях диапазона дат (поля «За период с … по …»). Если же воспользоваться настройками реестров, то данное свойство формы можно изменить.

Используя переключатель «для сотрудника» с последующим выбором оного,

можно получить выборку данных об авансовых отчетах требуемого подотчетника за выбранный период.

Если необходимо получить сведения об авансовых отчетах по определенным расчетным счетам, то необходимо включить переключатель и выбрать (галочкой) из активированного списка ниже требуемые.

Отбор информации происходит по кнопке «Обновить».

Для просмотра реестра авансовых отчетов в иностранной валюте необходимо перевести параметр «Касса» в положение «валюта». На форме появится дополнительная опциональная панель (см. рисунок).

Рассмотрим содержимое Группы «В»:

1. Опция «валюта».

Включив ее и нажав кнопку «Обновить», в реестре авансовых отчетов в иностранной валюте все данные (первичные документы дебетовой и кредитовой части) будут показаны в той валюте, в какой они изначально были составлены.

Данная опция часто бывает неактуальна в связи с тем, что деньги могут быть выданы в одной валюте (например, ФРАНК), а человек потратил их в другой валюте (например, ЕВРО). Тогда невозможно будет определить остаток по отчету.

2. Опция «основная валюта». Включив ее и нажав кнопку «Обновить», в реестре авансовых отчетов в иностранной валюте все данные будут пересчитаны относительно одной валюты, указываемой в настройках по кассе. Курсовая разница (если таковая имеется) будет показана (не рассчитана автоматически) отдельной строкой в реестре для каждого авансового отчета.

3. Опция «рубль». Включив ее и нажав кнопку «Обновить», в реестре авансовых отчетов в иностранной валюте все данные будут пересчитаны относительно национальной денежной единицы — рубля. Курсовая разница (если таковая имеется) будет показана отдельной строкой в реестре для каждого авансового отчета.

Использование вышеописанных опций полезно при сверке данных формируемой отчетности и реестра авансовых отчетов при работе с иностранной валютой.

Создание авансового отчета производится по нажатию кнопки «Добавить».

Изменение некоторых данных (номер, дата, счет) можно выполнить, используя кнопку «Изменить», выделив предварительно требуемый авансовый отчет в реестре.

По кнопке «Действия» производится печать самих документов или всего реестра (см. ниже).

Печатная форма реестра авансовых отчетов выглядит следующим образом.

Page url: http://portal.budget21.ru/ftp/budget21/projects/buh/html_help/index.html?podotchlica_avanses_reestr.htm

Источник: https://buh-experts.ru/avansovyj-otchet-ao-1/

Юрист Комаровский
Добавить комментарий