Требования к бухгалтерским документам

3. Требования, предъявляемые к документам

Требования к бухгалтерским документам

Основные требования,предъявляемые к учетным документам,приведены в ст.9 Федерального Закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Первичные учетныедокументы принимаются к учету, если онисоставлены по форме, содержащейся вальбомах унифицированных форм первичнойучетной документации.

К бухгалтерскимдокументам предъявляются следующиетребования:

– они должны бытьсоставлены своевременно, то есть вмомент совершения операции или сразупосле ее окончания;

– документ долженбыть достоверным, а также составленчетко и иметь ясное содержание.

К составлениюдокументов предъявляются следующиетребования:

1. документы должныбыть составлены на специальных бланках;

2. документы должныстрого соблюдать установленные формыи реквизиты;

3. в документедолжен быть четко и разборчиво написантекст и цифры;

4. незаполненныереквизиты прочеркиваются одной чертой;

5. денежная суммауказывается цифрами и прописью;

6. в документедолжны быть подписи должностных лиц суказанием должности.

Если спецификадеятельности организации предполагаетсоздание собственных форм первичногоучета, форма которых не предусмотренав альбомах унифицированных форм, то онидолжны содержать обязательные реквизиты.Реквизиты документа – это необходимаяисходная информация, которая содержитсяв документах. К числу обязательныхреквизитов документов относят:

  1. наименование документа;

  2. дата составления документа;

  3. наименование организации, от имени которой составлен документ;

  4. содержание хозяйственной операции;

  5. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

  6. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

  7. личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости отхарактера операции, требований нормативныхактов, методических указаний побухгалтерскому учету и технологииобработки учетной информации в первичныедокументы могут быть включеныдополнительные реквизиты. В приказе поучетной политике должны быть утвержденыразработанные на предприятии формыпервичного учета. Применение бланковустаревших и произвольных форм недопускается.

Записи в первичныхдокументах должны производитьсячернилами, химическим карандашом, пастойшариковых ручек, при помощи пишущихмашин, средств механизации и другимисредствами, обеспечивающими сохранностьэтих записей в течение времени,установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записейпростой карандаш. Свободные строки впервичных документах подлежатобязательному прочерку.

Бланки формпервичных документов, отнесенные кбланкам строгой отчетности, должны бытьпронумерованы в порядке, установленномминистерствами и ведомствами (нумератором,типографским способом).

Перечень лиц,имеющих право подписи первичных учетныхдокументов, утверждает руководительорганизации по согласованию с главнымбухгалтером. Количество лиц, имеющихправо подписи документов на выдачуособо дефицитных и дорогостоящихматериальных ценностей, должно бытьограничено.

Документы, которымиоформляются хозяйственные операции сденежными средствами, подписываютсяруководителем организации и главнымбухгалтером или уполномоченными имина то лицами.

Без подписи главногобухгалтера или уполномоченного им нато лица денежные и расчетные документы,финансовые и кредитные обязательствасчитаются недействительными и не должныприниматься к исполнению.

В случаеразногласий между руководителеморганизации и главным бухгалтером поосуществлению отдельных хозяйственныхопераций первичные учетные документыпо ним могут быть приняты к исполнениюс письменного распоряжения руководителяорганизации, который несет всю полнотуответственности за последствияосуществления таких операций и включенияданных о них в бухгалтерский учет ибухгалтерскую отчетность. Своевременноеи качественное оформление первичныхучетных документов, передачу их вустановленные сроки для отражения вбухгалтерском учете, а также достоверностьсодержащихся в них данных обеспечиваютлица, составившие и подписавшие этидокументы.

Внесение исправленийв кассовые и банковские документы недопускается. В остальные первичныеучетные документы исправления могутвноситься лишь по согласованию сучастниками хозяйственных операций,что должно быть подтверждено подписямитех же лиц, которые подписали документы,с указанием даты внесения исправлений.

Первичныедокументы, прошедшие обработку, должныиметь отметку, исключающую возможностьих повторного использования.

Вседокументы, приложенные к приходным ирасходным кассовым ордерам, а такжедокументы, послужившие основанием дляначисления заработной платы, подлежатобязательному гашению штампом илинадписью от руки «Получено» или»Оплачено» с указанием даты (числа,месяца, года).

В соответствии с Положениемо главных бухгалтерах, запрещаетсяпринимать к исполнению и оформлениюпервичные документы по операциям,которые противоречат законодательствуи установленному порядку приемки,хранения и расходования денежныхсредств, товарно-материальных и другихценностей. Такие документы должны бытьпереданы главному бухгалтеру предприятиядля принятия решения.

Для осуществленияконтроля и упорядочения обработкиданных о хозяйственных операциях наоснове первичных учетных документовсоставляются сводные учетные документы.Первичные и сводные учетные документымогут составляться на бумажных и машинныхносителях информации.

В последнем случаеорганизация обязана изготовлять засвой счет копии таких документов набумажных носителях для других участниковхозяйственных операций, а также потребованию органов, осуществляющихконтроль в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации, суда и прокуратуры.

В условиях автоматизации бухгалтерскогоучета реквизиты первичных документовмогут быть зафиксированы в виде кодов.

Бухгалтерия имеетправо принимать к учету только полноценныедокументы.

Поэтому все документы,поступающие в бухгалтерию, проверяютсяс точки зрения соответствия ихустановленным формам, правильностизаполнения реквизитов, верностиарифметических вычислений и подсчетов,законности и целесообразностихозяйственных операций.

Для обеспеченияправильного использования производитсяих классификация по определеннымпризнакам.

После использования в учетедокументы хранятся в архиве предприятияв течение установленных сроков, а затемв соответствии с инструкциями документы,имеющие научно-историческую ценность,передаются в государственный архив, адругие документы уничтожаются. С моментасоставления и до сдачи в архив на хранениедокументы проходят определенный путь,используются на различных стадияхучетного процесса, т.е. совершаютдокументооборот.

Источник: https://studfiles.net/preview/5025274/page:23/

Требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских документов

Требования к бухгалтерским документам

Документирование хозяйственной деятельности предприятия — основа бухгалтерского учета. Поэтому к оформлению и содержанию документов бухгалтерского учета предъявляются определенные требо­вания.

Эти требования определены Федеральным Законом РФ «О бух­галтерском учете» № 402 — ФЗ от 6 декабря 2011 года и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской от­четности в Российской Федерации, введенными в действие с 1 января 1999 г. (утв.

приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н).

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами.

Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:

— юридическую силу;

— оперативное и качественное составление и исполнение;

— организацию быстрого поиска;

— компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени.

В свою очередь, эти правила следует рассматривать как упорядоченную совокупность требований и норм, устанавливающих порядок документирования.

Таким образом, рассмотрение вопросов документирования деятельности бухгалтерии представляется целесообразным начать именно с рассмотрения общих требований к подготовке документов и, в первую очередь, с требований бухгалтерских документов. Уточним, что под содержанием в данном случае следует понимать всю включенную в бухгалтерский документ информацию.

При этом основным содержательным компонентом документа выступает текст – выраженная средствами служебно-делового языка информация, как правило, характеризующая сущность управленческой ситуации или управленческого решения.

Помимо текста, бухгалтерские документы содержат также и служебную информацию. Такая информация обычно представлена в обозначении реквизитов документа. Состав реквизитов может изменяться в зависимости от функционального назначения документа.

Служебная информация, в частности, включает:

— сведения об авторе и получателе документа;

— сведения, обеспечивающие идентификацию документа;

— сведения, придающие документу надлежащую юридическую силу;

— сведения вспомогательного характера.

Рассмотрим особенности подготовки первичных учетных документов. Напомним, что на основании первичных учетных документов подтверждаются факты совершения предприятием хозяйственных операций.

Одно из важнейших требований, предъявляемых к подготовке первичных учетных документов, состоит в необходимости обеспечения их соответствия установленной форме – в противном случае первичные документы не могут быть приняты к учету.

Форма первичных учетных документов, как правило, устанавливается решениями вышестоящих органов управления, а также альбомом унифицированных форм первичной учетной документации предприятия.

В качестве основных особенностей подготовки первичных учетных документов следует рассматривать:

— строго определенный период времени, отводимый на их подготовку;

— разграничение полномочий должностных лиц предприятия по вопросам подготовки первичных учетных документов;

— особый порядок внесения исправлений в первичные учетные документы.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется воз­можным – непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учет­ного документа не реже одного раза в день по его окончании на основа­нии кассовых чеков.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки пере­дачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответ­ствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Своевременное и качественное оформление первичных, учетных доку­ментов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгал­терском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных доку­ментов, утверждает руководитель организации по согласованию с глав­ным бухгалтером.

Бухгалтерские документы представляют собой разновидность управленческих документов.

Следует упомянуть об общих требованиях, установленных Государственной системой документационного обеспечения управления и иными нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства, предъявляемых управленческих документов:

1. Соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым актам, организационно-распорядительным документам, регламентирующим вопросы (направления) деятельности, освещаемые в содержании.

2. Обоснованность (соответствие фактам) констатирующей части документа (при наличии таковой в документе).

3. Конкретность и реальность распорядительной части документа (при наличии таковой в документе).

4. Оригинальность содержания: документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости иметь конкретные ссылки на них.

5. Соответствие грамматике и орфографии письменного языка.

Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским. Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств, либо на английском языке.

Общий порядок подготовки бухгалтерской отчетности предприятия регламентируется в соответствии с приказом Минфина РФ «О формах бухгалтерской отчетности организаций» от 2 июля 2010 г. № 66н. Этим приказом утверждены формы бухгалтерской отчетности, а также указания о порядке ее подготовки (составления и представления).

Центральное место в составе отчетности занимает бухгалтерский баланс. Кроме того, в состав бухгалтерской отчетности входят:

— отчет о прибылях и убытках;

— отчет об изменениях капитала;

— отчет о движении денежных средств;

— приложение к бухгалтерскому балансу;

— отчет о целевом использовании полученных средств;

— пояснительная записка;

— аудиторское заключение, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности предприятия.

Уточним, что состав бухгалтерской отчетности варьируется в зависимости от формы собственности и характера деятельности предприятия.

Основными требованиями к документам бухгалтерской отчетности являются:

— полнота;

— существенность;

— нейтральность;

— соответствие установленным формам.

Основу содержания документов бухгалтерской отчетности составляют показатели, необходимые для формирования достоверного и полного представления о финансовом положении предприятия, финансовых результатах его деятельности и изменениях в его финансовом положении, имевших место в отчетном периоде. Наиболее значимые показатели отражаются в бухгалтерском балансе, менее значимые – в других отчетных документах, а также в приложениях к балансу.

При подготовке содержания документов бухгалтерской отчетности должны быть исполнены требования соответствующих нормативно-правовых актов и локальных актов предприятия по раскрытию следующей информации:

— об изменениях учетной политики, оказавших или способных оказать существенное влияние на финансовое положение предприятия;

— о движении денежных средств;

— о финансовых результатах деятельности;

— об операциях в иностранной валюте;

— о материально-производственных запасах;

— об основных средствах;

— о доходах и расходах;

— о последствиях событий после отчетной даты;

— о последствиях условных фактов хозяйственной деятельности предприятия.

В документы бухгалтерской отчетности может быть включена и дополнительная информация.

В ней обычно раскрываются:

— динамика важнейших экономических и финансовых показателей деятельности предприятия за ряд лет;

— планируемое развитие предприятия;

— предполагаемые капитальные и долгосрочные финансовые вложения;

— политика предприятия в отношении заемных средств, управления рисками;

— деятельность предприятия в области научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;

— природоохранные мероприятия.

Наглядность раскрытия в бухгалтерской отчетности той или иной информации может быть достигнута путем включения представления показателей в таблицах непосредственно в формах бухгалтерской отчетности, а также при помощи комментариев в пояснительной записке. Отдельные показатели, подлежащие включению в приложение к бухгалтерскому балансу, могут представляться в виде самостоятельных форм бухгалтерской отчетности или включаться в пояснительную записку.

Итак, общими требованиями к оформлению документов бухгалтерской отчетности являются:

1. В отчетных документах предприятия не должно быть никаких подчисток и помарок.

2. Представление цифровых данных в составе показателей бухгалтерской отчетности производится без десятичных знаков в тысячах или миллионах рублей.

3. На формах бухгалтерской отчетности, представляемых в соответствующие адреса, обязательно наличие следующих данных:

— наименование составляющей части бухгалтерской отчетности;

— указание отчетной даты, по состоянию на которую составлена бухгалтерская отчетность, или отчетного периода, за который составлена бухгалтерская отчетность;

— полное наименование юридического лица (в соответствии с учредительными документами, зарегистрированными в установленном порядке);

— идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) (указывается присвоенный налоговым органом в установленном порядке идентификационный номер налогоплательщика);

— вид деятельности (указывается вид деятельности, который признается основным в соответствии с требованиями нормативных документов, утверждаемых Государственным комитетом Российской Федерации по статистике);

— организационно-правовая форма/форма собственности (указывается организационно-правовая форма организации согласно Классификатору организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов (ОКОПФ) и код собственности по Классификатору форм собственности (ОКФС);

— единица измерения (указывается формат представления числовых показателей: тыс. руб. — код по ОКЕИ 384; млн руб. — код по ОКЕИ 385);

— местонахождение (адрес) (указывается на форме Бухгалтерского баланса);

— дата утверждения (указывается установленная дата для годовой бухгалтерской отчетности);

— дата отправки/принятия (указывается конкретная дата почтового, электронного и иного отправления бухгалтерской отчетности или дата ее фактической передачи по принадлежности).

4. Представляемая годовая бухгалтерская отчетность должна быть утверждена в порядке, установленном учредительными документами предприятия.

5. Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обя­зательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководи­телем федерального органа исполнительной власти, особенности офор­мления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и дого­воры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных опера­ций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к ис­полнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществ­ления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: https://studopedia.ru/5_77395_trebovaniya-pred-yavlyaemie-k-oformleniyu-buhgalterskih-dokumentov.html

Требования, предъявляемые к оформлению первичных документов. Классификация бухгалтерских документов

Требования к бухгалтерским документам

Первичный документ – оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Первичные (так же как и сводные) учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также но требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры. Носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты и др. в зависимости от оснащенности предприятия.

Первичные документы должны составляться на русском языке средствами, обеспечивающими сохранение записей длительное время, и оформляться на бланках типовых или специально разрабатываемых форм.

В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений (при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с написанием правильного текста, и оговаривается исправление).

Но следует помнить, что в кассовых документах никакие исправления не допускаются.

При поступлении в бухгалтерию первичные документы подлежат обязательной проверке по форме, арифметически, по содержанию. Проверяется полнота и правильность оформления документа и заполнения реквизитов, законность операций, логическая увязка отдельных показателей, а также подсчет сумм.

Информация с первичного документа переносится в учетные регистры, о чем делается отметка на самомдокументе, которая исключает возможность его повторного использования.

Следует помнить, что все первичные денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью «Получено», «Оплачено» с указанием даты. Свободные строки подлежат обязательному прочерку.

Все документы должны храниться некоторое время; при этом сроки хранения документов в архиве предприятия определяются согласно правилам, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

Любой документ должен содержать ряд показателей, которые в бухгалтерском учете называют реквизитами. Реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают документам юридическую силу. К ним относятся:

  • – наименование документа (формы), код формы;
  • – дата составления документа;
  • – наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • – содержание хозяйственной операции;
  • – измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • – наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • – личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Первичные учетные документы принимаются к учету,

если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там не предусмотрена, должны содержать перечисленные выше обязательные реквизиты.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, в частности:

  • – номер документа;
  • – расчетные счета организации;
  • – основание для совершения хозяйственной операции и т.д.

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах форма документа может быть зональной, анкетной, табельной и комбинированной:

  • – зональная форма – документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственному исполнителю;
  • – анкетная форма предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз;
  • – табельная форма является продолжением зональной формы. В ней реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу);
  • – комбинированная форма сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм – зональной, анкетной и табельной.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся:

  • • на типовые – предназначенные для регистрации однородных, распространенных хозяйственных операций (формы кассовых ордеров, кассовой книги и др.);
  • • специализированные – для регистрации узкоспециализированных операций (например, в автотранспортных предприятиях – карта учета работы автомобиля).

Классификация бухгалтерских документов – это группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования.

Такими признаками являются:

  • – назначение;
  • – порядок составления;
  • – содержание хозяйственных операций;
  • – способ отражения хозяйственных операций;
  • – место составления;
  • – порядок заполнения.

Первичные документы по назначению можно подразделить:

  • – на распорядительные;
  • – оправдательные (исполнительные);
  • – бухгалтерского (учетного) оформления;
  • – комбинированные.

Распорядительные – это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершения. К ним относятся:

  • – приказы;
  • – доверенности;
  • – наряды на работу;
  • – чеки на получение наличных денег с расчетного или валютного счета;
  • – платежные поручения банку на перечисление денежных сумм.

Данные документы не подтверждают факт совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете. Их подписывают работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.

Оправдательные (исполнительные) документы отражают факт совершения операции, служат оправданием записей в бухгалтерском учете, основанием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним, например, относятся:

  • – приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) наличных денег из кассы предприятия;
  • – приходная (расходная) накладная на получение (отпуск) товара;
  • – акт приемки, а также акт на списание товарно-материальных ценностей.

Документ бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:

  • – накопительные ведомости;
  • – ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;
  • – ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;
  • – расчеты отклонений от нормативной себестоимости;
  • – калькуляции фактической себестоимости продукции;
  • – разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.

Принято регистрировать только те хозяйственные операции, действительное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на совершение операций и их фактическое совершение оформляется одним документом.

Комбинированные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления).

Примером являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материалов, лимитно-заборная карта и др.

Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании путем ее первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта. К ним относятся документы:

  • – о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);
  • – об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);
  • – о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени);
  • – о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).

Сводные документы составляются на основе первичных документов.

Первичные документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета.

К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы и т.д. – в зависимости от применяемой формы учета.

Применение регистров позволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на другом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда, к которым относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. К материальным документам относятся:

  • – акты приема-передачи и списания основных средств;
  • – документы на оприходование и списание материальных ценностей;
  • – таблицы, справки-расчеты, ведомости;
  • – счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств. С их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К ним относятся: чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами. К ним относятся:

  • – платежные поручения и платежные требования;
  • – расчетные чеки;
  • – расчетно-платежные ведомости;
  • – авансовые отчеты.

По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы единовременно фиксируют в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определенных требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нем, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учете – приходные и расходные кассовые ордера, накладные-требования на отпуск материалов.

Накопительные документы фиксируют однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, недели, месяца). В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются и обращаются внутри организации. Ими оформляются операции; совершенные в пределах данной организации. К ним относятся:

  • – накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей;
  • – расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы;
  • – товарные отчеты;
  • – авансовые отчеты.

Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации, например:

  • – товарно-транспортные накладные;
  • – счета-фактуры;
  • – доверенности;
  • – платежные поручения.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.

Закон о бухучете № 402-ФЗ содержит ряд важных положений, касающихся оформления первичных документов. В настоящее время первичный документ принимают к учету, если его форма есть в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В новом законе подобного требования уже нет. По нему любой документ может быть разработан компанией. Есть его форма в альбомах или нет, не важно. Главное, чтобы документ содержал ряд обязательных реквизитов, перечисленных в ст. 7 закона.

По новому закону формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

Еще одно новшество. С 1 января 2013 г. первичные документы могут быть составлены в электронном виде. Теперь это прямо предусмотрено законом (п. 5 ст. 9). Такой документ должен быть подписан электронной цифровой подписью.

В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

Некоторые поправки коснулись изымаемых первичных документов. Ныне компания может сделать с нее копии лишь с «разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов». По Закону о бухучете № 402-ФЗ без этого разрешения можно будет обойтись (н. 8 ст. 9).

Источник: https://studme.org/1259060523828/buhgalterskiy_uchet_i_audit/trebovaniya_predyavlyaemye_oformleniyu_pervichnyh_dokumentov_klassifikatsiya_buhgalterskih_dokumentov

Бухгалтерские документы

Требования к бухгалтерским документам

Документооборот в организациях ― неотъемлемая часть хозяйственных процессов. Документы бухгалтерского учета призваны письменно зафиксировать все происходящие на предприятиях события, затрагивающие рабочие моменты.

Сущность и значение бухгалтерских документов

Требования законодательства, в частности, положения «Закона о бухгалтерском учете» делают обязательным документирование всех событий в хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для подтверждения совершения каких-либо операций, служат письменным свидетельством происходящих процессов.

Бухгалтерский документ представляет собой бланк, в котором могут быть зафиксированы текущие события, их стоимостная оценка, иные критерии, отличающие хозяйственную операцию.

По видам финансово бухгалтерские документы и их назначение можно классифицировать следующим образом:

  1. Распорядительные. На их основании хозяйственные операции не фиксируются. Эти документы выступают в качестве распоряжений для выполнения определенных действий. В эту группу относят приказы, распоряжения руководства.
  2. Оправдательные ― подтверждают совершение фактических операций в текущей деятельности фирмы. Являются основанием для внесения учетных записей, например, акты о приемке-передаче ценностей, накладные на списание, внутреннее перемещение. Нередко их наличие должно быть подтверждено и распорядительными документами.
  3. Документы учетного оформления призваны упростить процедуру ведения учета. Представляют собой различные ведомости, бухгалтерские справки, объясняющие порядок совершения действий и их целесообразность.
  4. Комбинированные документы носят признаки распорядительных и оправдательных одновременно. Служат основанием для появления хозяйственной операции, также содержат в себе указание на ее совершение. В данном случае в качестве примера можно рассмотреть кассовые документы (расходный кассовый ордер).

Что относится к бухгалтерским документам

Документы, регламентирующие бухгалтерский учет, формируются по порядку составления, то есть делятся на первичные и сводные. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы первичного учета.

Могут быть сформированы непосредственно на предприятии, а могу быть и получены со стороны ― от поставщиков, покупателей, иных контрагентов. Основные бухгалтерские документы, относящиеся к первичным, – это накладные, платежные, кассовые, банковские и прочие документы.

Сводные составляются на основе первичных, содержат обобщенные сведения.

По своему содержанию могут принимать материальные и денежно-расчетные значения. Материальная часть отражает наличие и движение товарных и иных ценностей. Например, акты приемки- передачи, накладные на отпуск товара дают точное представление о видах и количестве перемещаемого имущества. Также дается стоимостная оценка проделанной операции.

Некоторые бумаги относятся исключительно к расчетным. Речь идет о платежных ведомостях, кассовых ордерах, банковских выписках. Информация, которую они несут, имеет исключительно финансовый характер ― состояние расчетов с контрагентами, оплата труда сотрудникам.

До недавнего времени сохранялось требование об обязательном использовании унифицированных форм в учете.

Вступление в силу Закона № 402-ФЗ о бухучете дает возможность руководству организаций самостоятельно разрабатывать формы первичных документов. Но при этом сохраняются некоторые требования к наличию обязательных реквизитов.

То есть в первичном учете действующим бухгалтерским документом является лишь форма, отражающая следующие сведения:

  • наименование и дата составления бланка;
  • реквизиты хозяйственного субъекта;
  • содержание операции и ее характеристики в денежном и количественном выражении;
  • подписи ответственных лиц.

Для чего используются документы бухгалтерского оформления

Для организаций и даже для предпринимателей значение бухгалтерских документов велико.

Они не только служат подтверждением свершившихся фактов хозяйственной деятельности, но и помогают определить текущее финансовое состояние фирмы.

На их основе субъекты проводят расчеты по налогам, при этом уменьшение налогооблагаемой базы возможно лишь при наличии верно оформленных с точки зрения законодательства документов.

Отсутствие необходимой первички, справок, ведомостей впоследствии может создать немало проблем для организации, вызвав дополнительные вопросы со стороны контролирующих органов. Нередко этот факт служит основанием для пересчета налогооблагаемой базы.

Какие бухгалтерские документы должны быть в ООО для обеспечения текущей работы предприятия? В зависимости от специфики работы, это документы, регламентирующие деятельность предприятия ― приказы, распоряжения, учетная политика.

Подтверждением фактов полученных доходов и совершенных расходов служат накладные, счета-фактуры, расчетные ведомости с персоналом, иные кассовые и банковские документы.

Для упрощения процедуры учета широко используют оборотные, накопительные ведомости, содержащие обобщающие сведения об однородных операциях.

Передача документов и срок хранения

Учитывая, что роль и значение бухгалтерских документов неоспоримы для каждого хозяйственного субъекта, их движение и хранение также должны подчиняться определенным правилам.

Организации самостоятельно составляют график первичного документооборота, включающего в себя следующие этапы:

  • прием или оформление;
  • обработка;
  • хранение;
  • передача в архив.

Указанный график должен содержать оптимальные сроки по обработке полученных данных. При необходимости допускается корректировка установленных периодов.

Хранение первичных документов обеспечивается работниками бухгалтерской службы.

При этом при смене ответственных лиц требуется составить акт приема-передачи бухгалтерских документов, образец которого разрабатывается с учетом особенностей фирмы.

Но в то же время необходимо сформировать подробный реестр бухгалтерских документов при передаче дел, образец которого будет нести полную информацию об имеющемся объеме операций.

Срок хранения документов различен, зависит от их назначения. Сведения, предоставляющие данные о расчете налогов, должны быть доступны не менее 4-х лет. Заполненные бланки, предоставляющие информацию о сотрудниках, хранятся до 75 лет.

Реестр бухгалтерских документов при передаче дел (образец)

Источник: https://spmag.ru/articles/buhgalterskie-dokumenty

Юрист Комаровский
Добавить комментарий